労務管理システム導入で、バックオフィスの
生産性を高めるために知っておきたいこと

「働き方改革」の波を受けて、バックオフィスの生産性向上も求められる今、労務管理システムがますます注目を集めています。一方で、システム導入による生産性向上を実現するためには、適正コストで必要な機能要件を備えているのはもちろん、担当者が使いやすいといった点を考慮することが重要になるでしょう。

このサイトでは、特にニーズが高い「労務手続き」「勤怠管理」「給与計算」「マイナンバー管理」の分野別に、注意すべきポイントや、おすすめのシステムを解説しています。ぜひ参考にしてください。

失敗しない
労務管理システムの選び方

 

「労務手続き」「勤怠管理」「給与計算」「マイナンバー管理」の各システムについて、選び方のポイントを解説します。電子申請やデータ連携など、それぞれのシステムに求められる機能条件や留意すべきポイントなどを、しっかり見極められるようにしてください。

【目的別】
労務管理システムガイド

 

労務管理システムと一口に言っても、機能特徴や拡張性の違いなどによって、実にさまざまな種類があります。ここでは「労務手続き」「勤怠管理」「給与計算」「マイナンバー管理」の各システムについて、それぞれ「コスト」や「機能特徴」「使いやすさ」で検証し、解説しています。

おすすめの
労務手続き
システム

電子申請はもちろん、データ入力・更新が自動化できるなど、効率化を追求した機能と、使いやすいインターフェースを兼ね備えたシステムを選びました。
労務手続きシステムの比較はこちら >

  • 低コストで必要な機能が充実している
  • 初めてでも使える設計・デザインである
  • セキュリティ・メンテナンスの心配がない

労務手続きを手間なく自動化。
帳票種類は90種以上!

公式HPで
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オフィスステーション

エフアンドエムネット株式会社

クラウド型

「分かりやすく」「直感的に操作できる」設計・デザインにこだわった、メンテナンスフリーのクラウド型システム。電子申請(e-Gov)はもちろん、登録データの自動入力や自動更新が可能。実に90種類以上の帳票種類に対応しており、書類名をクリックするだけで制作を進められます。マイナンバー管理システムにも完全連携しており、自動で申請書類に付番できます。

5,000円/月(50人当たり)

オフィスステーションの公式サイト

企業規模で導入形態を選択可能

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社労夢

株式会社 エムケイシステム

クラウド型

機能上欠かせない6つのシステムに加え、4つのwebアプリケーションを利用できる、中小企業向向けの労務管理システム。社会保険・報道保険など、需要な機能に絞りながらも帳票印刷や電子申請に対応し、労務業務の負担を大幅に軽減できる。

価格要問合せ

社労夢の公式サイト

ユーザー目線で開発!
分かりやすいUIが特徴

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SmartHR

株式会社SmartHR

クラウド型

労務管理部門クラウドソフトのシェアNo.1の労務管理システム。従業員からの書類を自動作成できるほか、マイナンバー管理から年末調整まで幅広くカバー。これまで手がけてきた8,000社からのニーズを反映しているため、使い勝手のよさ、機能性の高さに定評。

19,800円/月(50人当たり)

SmartHRの公式サイト

複雑な人事データを見える化

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jinjer労務

株式会社ネオキャリア

クラウド型

最新バージョンへのアップデートに対応したクラウドでのデータ保管・共有で、人事・労務担当者のリスクや負荷を減らすとこが可能。勤怠管理・人事管理・採用管理など、各管理機能も充実。従業員1人あたり月額200円というコストパフォーマンスも魅力のシステム。

10,000円/月(50人当たり)

jinjer労務の公式サイト

電子申請未対応でも効率UP!

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ワーククラウド

Workcloud株式会社

クラウド型

月額1,000円/人(基本プラン)と低コストながら、勤怠管理から人事管理、就業管理、社会保険・雇用保険手続き、給与計算まで、幅広い業務支援機能を搭載。給与計算に必要なデータも自動で収集するため、手作業での入力による人為的ミスとも無縁。

50,000円/月(50人当たり)

ワーククラウドの公式サイト

安心のサポートセンターあり。
セキュリティ性も高い!

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AMANO TimePro-NX

アマノ株式会社

クラウド型

シンプルなシステムと機能で操作性が高い。育児、介護休業をはじめマイナンバーなどの法令にも対応し、現代のワークライフに適した効率運営をサポート。アドオンやオプションも充実しており、1社ごとの状況に応じて必要な労務管理システムを構築できる。

524,000円/月(50人当たり)

AMANO TimePro-NXの公式サイト

人事特化のUIで楽々部門間調整

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HUE HR Core

株式会社ワークスアプリケーションズ

クラウド型

人事業務に特化したUlによって幅広い人事情報を一元管理できるため、グループ会社にまたがるような情報の管理にも強い。人事システムが異動候補者の抽出、人事配置案の提案をしてくれるなど、人事業務を徹底的にフォローしてくれる。

価格要問合せ

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専門家へのオンライン相談が可能。

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Bizer労務管理

Bizer株式会社

クラウド型

労務をはじめ、総務、経理などバックオフィス業務まとめて管理・運用できるクラウドサービス。社会保険労務士や税理士への相談・業務代行など、専門家の力をフル活用できるのも特徴的。業務タスクお知らせ機能やToDoリストなど、誰でも使いやすい操作性も◎。

2,980円/月(50人当たり)

※オプション料金別途

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高精度の分析力で問題を見える化

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HuRAid勤怠分析

HuRAid株式会社

クラウド型

健康経営・コーポレートガバナンスの強化に重点を置いた、労務管理システム。独自開発のAIによる分析機能が充実しており、勤怠情報・ストレスチェック・性格診断テストなどのデータから潜在化する就労状況を可視化できる。

価格要問合せ

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安全性、信頼性に定評のロングセラー

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社保労務ASP

株式会社日本シャルフ

クラウド型

1973年のリリース以来の実績とノウハウで、業務効率を改善。電子申請システムにも対応しているほか、同社の独立・集中管理システム「パッケージプラス(R)マイナンバーロッカーシステム」との連携で、マイナンバー制度にも対応。

契約台数による

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1つですべてのサービスに対応できる

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ARDIO 労務管理

株式会社三菱電機ビジネスシステム

クラウド型

給与計算から社労業務、マイナンバー保管など、すべてのシステムを備えたオール・イン・ワンのクラウド型労務管理システム。事業所の規模にあわせた2つのプランで、コスト的に効率よくシステムを導入できるのも魅力。

23,000円/月

※エントリーモデル

ARDIO 労務管理の公式サイト

何重にも構えられた頑強なセキュリティ

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Gozal(ゴザル) 労務管理

株式会社BEC

クラウド型

多様な勤怠集計項目や自由な給与計算式設定など、事業所の実態にあわせた使い勝手のよさで支持を得ているシステム。セキュリティ専門家によるチェックや情報の暗号化、不審な通信のネットワークからの遮断など、万全で堅牢な安全性は特筆もの。

35,000円/月(50人あたり)

※Employee ∞プラン

Gozal(ゴザル) 労務管理の公式サイト

人事・給与・労務の業務効率化を一元化

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ZeeM人事給与

株式会社クレオ

クラウド型

勤怠実績をはじめ、社員情報や組織情報をデータベース間で直接連携し、煩雑な就業管理システムと人事給与システムとのデータ連携のストレスを大きく軽減できる。また、保守サポートも一本化しているので、ワンストップでのシステム運用が可能。

価格要問合せ

ZeeM人事給与の公式サイト

 

おすすめの
勤怠管理
システム

各種給与計算ソフトと連携ができ、シーンに応じて多彩な打刻方法を選べるほか、便利なシフト作成・管理機能も搭載しているシステムを選定しました。
勤怠管理システムの比較はこちら >

  • 多様な打刻方式に対応している
  • 給与計算ソフトとデータ連携できる
  • 勤怠ルールに応じた出勤・シフト管理が可能

ニーズに応じて機能を選択可能

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ジョブカン勤怠管理

株式会社Donuts

クラウド型

業種や雇用形態、従業員数などに応じて最適な機能を選べるという方式。打刻方法はICカード、指静脈、PC/タブレットに対応しています。PCではマウス、スマホではタップで直感的に操作可能となっており、使いやすさを追求。飲食店や医療、サービス業系などの職場でニーズの高いシフト作成機能があり、CSVファイル型式で給与計算ソフトへのインポートもできます。

10,000円/月(50人当たり)

※1人あたり月額200円~500円。利用する機能の数で異なる。

ジョブカン勤怠管理の公式サイト

サポート体制バッチリ。
ワークスタイルに豊富な機能を搭載。

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KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズ

クラウド型

打刻データをブラウザ上でリアルタイム管理でき、導入企業数約9,000社・実利用者数約570,000人の実績を誇る、クラウド型の勤怠管理システムでシェアNo.1(2016年:富士キメラ総研調べ)のサービス。ICカード、生体認証対応で、機能も豊富。

15,000円/月(50人当たり)

KING OF TIMEの公式サイト

手作業をなくしてコスト削減

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勤之助ver.2

HOYAサービス株式会社

クラウド型

自由に設定できる出勤簿項目や打刻・承認漏れ自動お知らせメール、勤務時間数の自動集計、シフトとスケジュールの一括作成など、使いやすさと機能性の高さに定評のある勤怠管理システム。給与ソフトに集計データをインポートできるなど、連動性も高い。

15,000円/月(50人当たり)

勤之助ver.2の公式サイト

不正打刻防止システムで万全!

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スマレジ・タイムカード

株式会社スマレジ

クラウド型

おもに、サービス業・飲食店の勤怠管理をメインにしたシステム。不正打刻防止機能や時給・日給給与計算機能、スマホ。タブレット打刻機能など、業界の実態・ニーズにあわせて機能を搭載。導入実績もおよそ30,000点と十分。

4,000円/月(50人当たり)※1店舗毎

スマレジ・タイムカードの公式サイト

無料専用アプリで
いつでもどこでも打刻可能

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CLOUZA(クラウザ)

アマノビジネスソリューションズ株式会社

クラウド型

設定や操作、運用の簡単さで人気のサービス。勤怠管理クラウドサービスとの接続で、複数拠点のタイムレコーダーも集中管理が可能。最低利用人数の制限もなく、基初期費用は無料で5名までなら0円の無料版からはじめられる経済的な手軽さも魅力。

10,000円/月(50人当たり)

CLOUZA(クラウザ)の公式サイト

ベンチャー企業に特化したシステム

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IEYASU

IEYASU株式会社

クラウド型

初期費用も月額利用料も完全無料で使える。豊富な勤怠レポートにより、月次の勤怠実績を容易に可視化できるほか、ベンチャー企業で必要な要件に絞ったシンプルな機能で使い勝手も抜群。人事実務の専門家たちと共同開発しているため、プロフェッショナルの管理ノウハウが凝縮。

0円/月~(50人当たり)

※サポート等は有料対応

IEYASUの公式サイト

サポート体制充実で、コスパも高い

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レコル

中央システム株式会社

クラウド型

月額100円~という低価格ながら、ボタン打刻、ICカード打刻、生体認証打刻など、あらゆる形態の打刻に対応している。勤務集計や有給管理、打刻忘れ・入力間違いチェックなど、便利な勤怠管理機能も豊富。給与ソフトとの連携で、より包括的に勤怠管理できる。

5,000円/月(50人当たり)

レコルの公式サイト

 

おすすめの
給与計算
システム

勤怠管理・経費精算機能も備えており、簡単に各データの自動集計ができること。さらに業務に不慣れな担当者でも、直感的に利用できるシステムを選びました。
給与計算システムの比較はこちら >

  • 設定した給与規定に基づいて自動計算
  • 勤怠管理システムとデータ連携が可能
  • 給与明細から賃金台帳まで一気通貫で作成

クラウド型給与ソフトシェアNo.1

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クラウド給与計算ソフトfreee

freee株式会社

クラウド型

10万の事業所に利用されているシステム。大きな特徴は、勤怠管理システムを内蔵しており、そのデータを基に、時給や日給を自動計算してくれる機能を実装しているという点。飲食店やサービス系店舗など、パートやアルバイト従業員が多い職場に便利な機能を充実させています。給与明細は従業員がオンライン上で確認可能です。

16,080円/月(50人当たり)

※従業員3人までは月額1,980円。
それ以上は、1人につき、月額300円が加算

クラウド給与計算ソフト freeeの公式サイト

インターネットサービス開発大手で各種管理と連携できる。

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MFクラウド給与

株式会社マネーフォワード

クラウド型

ビギナーでもわかりやすいチュートリアルをはじめ、簡単な初期設定や法令に準拠した自動計算設によって誰でも容易に間違いなく給与計算することができる。定健康保険料率や厚生年金保険料率、所得税率などは自動更新されるので、法令改正があっても問題なく利用可能。

16,000円/月(50人当たり)

MFクラウド給与の公式サイト

自社サービスとの連動可能で効率化

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フリーウェイ給与計算

株式会社フリーウェイジャパン

クラウド型

5人までの従業員ならすべての機能を無料で使え、6人以上でも人数無制限で月額1,980円という価格がうれしい給与計算システム。機能も操作もシンプルで使いやすく、税率改正などがあってもボタンひとつで更新OK。年末調整や給与めいさいのメール配信機能もあり、大幅に業務を効率化。

1,980円/月(50人当たり)

フリーウェイ給与計算の公式サイト

富士通が手掛ける給与管理システム。人事データ分析と給与管理を実現

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GLOVIA きらら人事給与

富士通株式会社

クラウド型

サービスを提供しているのが富士通だけに、顧客情報やサーバーなどのデータのセキュリティ管理は万全。仕様画面も井パンの給与明細と同じレイアウトなため、見やすく入力しやすいのも特徴。マイナンバー管理、賞与・社会保険・年末調整、外部システムとの連携にもすぐれた能力を発揮。

12,000円/月(50人当たり)

GLOVIA きらら人事給与の公式サイト

タイムカード機器を手掛けていた企業のIT給与管理システム

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TimePro-XG 給与

アマノ株式会社

クラウド型

出勤日数や残業時間、欠勤、食事回数などの就業詳細データを自動で取り込み。ベースデータの変更も、一覧抽出できるので簡単に対応できる。時間、割増、金額を含めた複雑な計算、負担のかかる入力作業、手間のかかる帳票作成も自動処理してくれるので、面倒な給与計算業務も楽々こなせる。

価格要問合せ

TimePro-XG 給与の公式サイト

 

おすすめの
マイナンバー
管理システム

各種業務システムとAPI連携することで、大幅な運用効率化が実現可能。コストだけではなく、セキュリティ面で信頼できるシステムを選びました。
マイナンバー管理システムの比較はこちら >

  • ガイドラインに基づく必要機能を低コストで搭載
  • 最高レベルのセキュリティを導入している
  • 各種基幹・業務システムやソフトと連携できる

低コストで必要機能を搭載。
実務対応や連携も容易

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マイナンバーステーション

エフアンドエムネット株式会社

クラウド型

「取得」「保管」「利用」「廃棄」まで、必要な機能をすべて搭載各業務ソフトとAPI連携が可能なので、社労士・税理士と共有して一元管理できるほか、実務対応が簡単にでき便利です。セキュリティは、日本の金融機関が採用するシマンテック社のシステムを装備。しかも利用料は月額3,000円(100名までの場合)のみと、他社と比べてコストを抑えた設定です。

3,000円/月(50人当たり)

※従業員100人まで月額利用料3,000円。

マイナンバーステーションの公式サイト

収集から破棄までのクラウド上で徹底管理

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マイナンバー管理Crew

株式会社アックスコンサルティング

クラウド型

他社の給与ソフトにも自動連携できるので、現在使用しているシステムにもCSV連携が可能。256bitのSSL証明書による暗号化通信で、セキュリティ対策も金融機関並み。世界各地にサーバーを分散配置しているため、災害時のリスクも低減されている。

3,360円/月(50人当たり)

マイナンバー管理Crewの公式サイト

人事データのクラウド上でトータル管理

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huubHR

株式会社ヒューマンテクノロジーズ

クラウド型

単なる人事データベースとしてではなく、「活用できる人事データベース」を標ぼうしていることもあり、検索しやすさ、更新しやすさ、操作しやすさにこだわっているマイナンバー管理システム。設定は規程項目だけでなく、独自の項目を追加設定可能で活用法の幅が広い。

4,500円/月(50人当たり)

huubHRの公式サイト

給与システムとの連携対応も可能

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MFクラウドマイナンバー

株式会社マネーフォワード

クラウド型

運営は金融機関出身者による構成のため、セキュリティの高さや運用の機能性の高さは折り紙付き。誰でも操作しやすいよう画面設計も工夫されているほか、従業員数にあわせた細かいプラン分けで、使い勝手は抜群。

4,900円/月(50人当たり)

MFクラウドマイナンバーの公式サイト

クラウドで管理を完結、セキュリティも堅固で信頼できる

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マイナンバー管理freee

freee株式会社

クラウド型

クラウド上で収集から保管、廃棄まで、マイナンバーのすべてを管理。情報漏洩リスクが低いほか、情報の一元化で業務高も軽くなる。ニーズにあわせて「人事労務 freee」と「会計 freee(法人版)」の2つから選択して利用できる。

10,080円/月(50人当たり)

マイナンバー管理freeeの公式サイト

退職者の管理までと利便性高いシステム

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マイナクラウド

株式会社ビットスクリプト

クラウド型

データ・通信経路の暗号化などにより、情報管理の安全性はSECOMが保証。万一、ID・パスが第三者の手にわたっても、二段階本人確認方式なので、不正ログイン・利用を水際で防げる。無制限で士業アカウントも発行でき、外部の税理士・社労士などとの連携も容易。

4,800円/月(50人当たり)

※人数により変動

マイナクラウドの公式サイト

オンプレ、クラウド、BPOと企業規模に合わせたサービス形態

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MJSマイナンバー

株式会社ミロク情報サービス

クラウド型

自社内サーバーを利用する「オンプレミス型」、クラウドのサーバーを利用する「クラウド型」、登録・管理を委託する「BPO」と、各社のニーズにあわせて選べる3つのサービス形態を展開。いずれも完全に独立した管理システムなので、情報漏洩・不正利用の危険性がきわめて少ないのが特徴。

4,000円/月~(50人当たり)

MJSマイナンバーの公式サイト

目的別・労務管理システム比較

労務手続きシステム

社会保険、労働保険の手続きは、入退社など社員のライフイベントが変わるたびに起こるもので、どの会社でも大きな手間とコストが発生しています。機能・コストに加え、「簡単・便利」に使える自社専用システムを選ぶことが、生産性向上のカギとなります。

勤怠管理システム

パソコンやタブレット、スマートフォン、ICカード、さらには指静脈や指紋など、打刻方式は実にさまざま。例えば従業員の直行・直帰などが多い場合は、GPSとの連動により不正打刻防止機能などが重要です。給与計算システムとの連携も重要ポイントとなります。

給与計算システム

考慮すべきポイントはまず、従業員の属性。正社員がメインか、パート・アルバイトがメインか、両方が混在しているかによって、最適なシステムは変わってきます。また、勤怠管理システムとの連携、社会保険や健康保険、源泉徴収票作成機能なども要チェックです。

マイナンバー管理システム

安全管理措置対策を最適コストで実現するために、システム導入は重要なポイント。ガイドラインに基づく必要機能を搭載していることはもちろん、強固なセキュリティシステムがあるうえで、便利に実務対応できることポイントです。

 

よくわかるe-Gov 電子申請活用のポイント

e-Govとは、社会保険・労働保険などの申請を、オンライン上ですべて完結できる電子政府の総合窓口のこと。申請を電子化することで、申請者の大幅な負担軽減や、書類の保管コストの削減が見込めます。一方、電子申請をうまく活用するためには、事前に必要な準備や、知っておくべき留意点もあります。

ここでは、担当者がe-Govを使いこなし、業務効率化につなげるための知識やノウハウを解説します。

メリット・デメリット

面倒な労務手続きを、オンライン上で完結できるe-Gov。紙を使った申請に比べて、担当者にとっては劇的な負担・コスト軽減が見込める一方、実は一括申請が使いづらいといった難点もあります。

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準備と利用の流れ

必要な機器を揃え、設定を行う必要があります。パソコンはWindows 7~10、Windows 8.1、Windows 10のいずれか、InternetExplorer11.0のブラウザでJava最新版が必要となり、さらに電子証明書の取得が必須です。

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申請の方法と使い方

以前は案件を一件ずつ入力し送付する手間がありましたが、現在は「一括申請」やその進化版と言える「APIを利用した申請」が可能になっており、そうしたソフトを利用することで、大量の申請もスムーズで効率的に行えます。

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マイナンバー管理と
電子申請

制度の導入にあたり、電子申請への切り替えが注目されています。紙の書類での社外持ち出しや、書留郵便を使わなければならないコスト、万一の盗難や紛失といった問題やリスクを解消する方法として、電子申請は有効なのです。

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労務管理システムが必要とされる背景とは

労務管理システムとは、従業員1人ひとりの社会健康保険や勤怠管理や従業員情報などのすべての労務管理をオンラインにてシステム化したものです。また、労務管理システムは、給料計算から年末調整までできるものもあり、毎月の給料明細や源泉徴収票などを紙ベースで出力することもできます。

さらに、従業員の入退社情報についても管理できますので、在籍している従業員の家族情報から性格まで管理することができるのです。労務管理システムは、すべての労務管理がWEB上で入力できて、クラウドにて一元管理ができるため、労務担当者及び社内管理者にとっても労務管理情報がひと目で見ることができ、さらに効率化も図れます。

また、労務管理システムは、だんだんと厳しくなっていく労働基準法などに対応していくためにも重要なツールになります。勤務時間の削減や年次有給休暇の取得などがいわれている現在では、従業員の情報がすぐにわかる労務管理システムが必要とされているのです。

労務管理システムの正しい選び方

労務手続き・勤怠管理・給与計算・マイナンバー管理システムがついたものを党務管理システムです。

入退社や結婚に引っ越しなど、社員のライフイベントが変わるたびに発生する労務手続き。大きな手間とコストがかかるため、これを簡単にできるもの。

勤務形態や休日休暇などの自社の就業規則員無理なく対応できるシステムであることや、給与計算も正確に行われること、マイナンバーをきちんとシステム管理が出来るものを選ぶようにしましょう。

1.導入費用・ランニングコストはどれぐらい

労務管理システムは、自社開発型とクラウド型の2つがあります。情報の機密性が高いのと、情報を会社の外に出すことに関して厳しい制約がある場合は、自社開発型が向いています。手軽に導入をしたい場合はクラウド型が適しています。

多くの企業はクラウド型を利用しており、ランニングコストはかかってしまいますが、多くの場合、導入費用はほとんどかかりません。自社開発型は初期費用によって大きく異なりますが、6桁以上の金額がかかってしまう事もあります。

クラウド型の場合は、初期にかかる費用は打刻機器のみでシステムに関しては、初期費用無料のシステムは少なくはありません。月々にかかる費用も無料で、1ユーザーあたり150円ほどのサービス料です。

利用人数の制限があったり、限られた機能しか使えなかったりする場合もありますが、スペックや機能が適正なものは1ユーザー当たり300円程度が一般的になります。他にもクラウド型の場合、何人か纏めていくらというものもあります。

2.機能・使いやすさはどうか

労務管理システムやマイナンバー管理システムを導入する際、まずは使いやすいかどうかです。出勤時間や退社時間をもっと簡単に管理をすることが出来るか、給与計算に必要な情報を収集するものです。

原則として使用者が従業員の労務時間を把握する義務がありますが、使用者自らがむずかしいばあい、タイムカードやICカードを活用し、もっと簡単に把握することが出来るようになります。

クラウド型の場合、インターネット上ですべて管理をすることが出来ます。サーバー運用の負担もなく、ソフトウェアのアップデートの手間や更新料を必要としません。

こういった管理システムは、導入することで最も重要なのは、従業員が簡単に操作することが出来て、無理のない運用を行えるかどうかです。従業員目線で使いやすいことで、何かあった後も担当者への問い合わせ件数も少なくなるからです。導入した後、きちんとマニュアルがあるかどうか、マニュアル内容もわかりやすいものか、難しい操作や画面がないか確認をしましょう。

3.セキュリティ対策は万全か

労務管理システムを利用するうえで気になるのはセキュリティです。個人の出退勤の管理や給与情報など様々な情報を管理するのが、労務管理システムです。

クラウド型のサービスを利用する場合、システムの保守体制がきちんと組まれているものか、必ず確認をするようにしましょう。

OSやアプリケーションのアップデートは適用され常に最新の状態か、サーバーやネットワークが多重化されているものか、データは自動的にアップデートされ、ネットワーク通信が暗号化されているものであること。

また外部からのウイルスを防ぐために、ウイルスやマルウェア観戦へも対策が取られており、データセンターのセキュリティ対策は取られているものか。これらのセキュリティ対策がきちんと取られており、マイナンバー制度がきちんと導入されているものを選ぶようにしましょう。

さらに万が一停電など予期せぬ事態が起こった後も、データセンターも予備電源は確保されているものかどうかを選びましょう。

4.自社サーバーの有無

サーバーにはオンプレ型とクラウド型の2種類があります。オンプレ型とは、自社の業務に合わせた専用システムを開発して構築する場合に採用される形式のものをオンプレ型と言います。

オンプレとは正式にはオンプレミス型と言い、サーバーを自社で購入する必要がありますが、システムの仕様に制限がないのが特徴です。クラウド型は、すでに稼働しているシステムネットにインターネット回線で接続し、利用するサービスのことを言います。

ここ数年で爆発的にクラウド型サービスが増加し、今ほとんどの企業がクラウド型サービスを利用しています。以前はASPやSaaS/PaaSとも呼ばれていました。クラウド型の場合は、サーバーを自社で購入する必要はなく、導入ハードルが低いのが特徴です。

オンプレ型のメリットは、高度なセキュリティ環境を構築することが出来、クラウド型は無償アップデートによりどんどん高機能になります。費用に関してはシステム構築やサーバー費用はオンプレ型のほうが高額になります。クラウド型は導入費用が非常に安価になります。

5.サポート体制は充実しているか?

クラウド型の労務管理システムを利用している企業が多く、クラウド型を利用している場合、気になるのはセキュリティです。個人情報はクラウド上でしっかりと管理をすることが出来るのですが、万が一何かあった時もしっかりとサポートしてくれるかどうかがポイントです。

勤怠は会社一つ一つで異なる就業規則を持っているので、他の業務システムと比べて導入することは難しいと言われています。ですが、サポート体制がしっかりとしているものであれば、無料でシステムのアップデートができます。法改正に対応したり、お客様の要望に応えて様々な機能を追加したりすることでシステムの陳腐化を防いで、どんどん使いやすいシステムとなっていきます。

タイムレコーダーの設置や初期設定などの導入サポートを無料で行ったり会社ごとに定められている就業時間に合わせて大金管理システムを設定したりすることもできます。クラウド型なので、随時アップデートを行うので、いつでも使用するときは最新の状態で快適に使用することが出来ます。

有料ソフトと無料ソフトの違いって何?

労務管理システムには、有料ソフトと無料ソフトがあります。無料ソフトと有料ソフトでは一体どう違うのでしょうか?

無料ソフトの特徴は、初期費用や月額使用料が一切かからないサービスです。無料でサービスを提供できる理由はいくつかありますが、バナー広告の収益を上げるモデルもあります。

無料の管理システムの場合、気をつけなければ行けないのが、データに関する保証です。無料の場合、ほとんどのサービスを保証していないのが現実です。更にサービスを突然終了してしまう事も考えられ、こまめなデータのアップデートが必要となります。

一方有料の場合、導入時の初期費用と月額費用が必要になります。無料に比べてコストはかかってしまいますが、相場は1人当たり200円からと極めて安いのが特徴です。

しかし、有料な分サポート体制は充実しています。ウイルスを始め、必要なセキュリティ対策も行われており、万が一トラブルがあったとしても直ぐにサポートセンターが対応をしてくれます。

トライアルで利用するなら無料ソフトでもいい

いきなり有料ソフトを使うのは抵抗がある、始めるなら最初はお金をかけずにやりたい。そういう人は無料ソフトがおすすめです。無料ソフトの場合、確かに有料ソフトよりもセキュリティ体制が劣ってしまう事もありますが、Felicaカードや静脈認証、iPadにスマートフォンを利用して打刻が出来るものもあります。

給与明細書の作成機能や、残業申請に休暇申請などの電子決済機能、タイムカードの登録に修正機能やプロジェクト別にコストの管理機能までついているものもあります。

完全無料でも必要な既往がしっかりそろっており、登録人数の制限がないというソフトがいいでしょう。無料ソフトの中にはセキュリティ体制も悪く、機能も充実せず使いにくいものがあります。

一体どのソフトを使えばいいのだろうと迷ったときは口コミで検索をして、評価が高いものを利用するといいでしょう。中には無料ソフトなのに全ページSSL暗号化されているものもあるので、自分に合ったものを利用するようにしましょう。

労務管理で失敗に陥りやすい5つのポイント

労務管理を行う上で、失敗に陥りやすいポイントは以下の5つです。

1つ目は、入退社時の書類は複雑のため、入退社における回収書類漏れが起きることです。2つ目は、会社の方向性を示す就業規則や、労務管理のルールが伝え漏れることです。3つ目は、今従業員にかかる人が多いうつなどのメンタルヘルスに関連する相談や対応についてになります。

4つ目は、どこの会社でも基準がはっきりしていない人事考課への対応です。5つ目は、従業員と会社側で考え方の相違が起こりやすい労働災害や労災保険に関する手続きの問題です。

1.入退社における回収書類漏れ

入社時に回収する書類として、入社誓約書や身元保証書や年金手帳などがあります。通勤経路や通勤手段や交通費などの通勤に関する申請書も回収します。

また、新卒であれば、卒業証明書や成績証明書を回収することもあるでしょう。さらに、前職があれば、雇用保険被保険者証や前職の給与所得の源泉徴収票を回収しなければなりません。

一方、退社時に回収する書類として、健康保険証や社員証や社外秘の資料などがあります。また、制服やパソコンなどの会社から貸与されたものについては、回収しなければなりません。

このように、従業員が入社や退社をする場合、さまざまな書類を回収しますが、労務管理システムを利用することにより、漏れなく確実に回収することができます。さらに、書類の回収以外でも、労働保険や社会保険や雇用保険の資格取得届けや資格喪失届けの手続きについても、労務管理システムを利用することにより、漏れなく確実に手続きをすることができるのです。

2.就業規則や労務管理ルールの伝え漏れ

就業規則とは、労働基準法で常時10人以上の労働者がいる事業所が行政官庁に提出しなければいけない使用者と労働者の約束となる規則のことです。就業規則は、労働者に周知義務があります。

また、提出するのに労働者の過半数で組織された労働組合がある場合はその労働組合と、労働組合がない場合は、労働者の過半数を超える人から選任された代表者の意見を聞かなければいけないと法律で定められています。

しかし、現実は就業規則など見たことがないという従業員も大勢いることでしょう。さらに会社などで決まっている労務管理ルールについても、徹底されていないことが多くあります。

そのため、使用者側と従業員側とのトラブルが発生することが多々あるのです。このような問題を解決するには、労務管理システムを導入も1つの方法です。

労務管理システムの導入により、WEB上で就業規則や労務管理ルールを管理することができ、従業員側もいつでも見ることができるのです。そのため、周知不足によるトラブルも解消されるでしょう。

3.メンタルヘルスに関連する相談・対応

仕事に関する意識などがここ数年変わってきています。例えば、残業時間の短縮や仕事の効率化などです。このことによって、労働時間は短縮されますが、仕事の量が減るわけではありません。うまく立ち会える人は、歓迎すべきことなのかもしれません。

しかし、うまくできない人にとっては、時間内で仕事を終わらせることができずに、結果納期の遅れや品質の低下などの問題をが発生するのです。さらに、疲労やストレスなどから不安や恐怖などの気持ちがでてきて、最終的にはうつなどのメンタルの問題にまで発生していきます。

会社などの使用者側も、従業員1人ひとりのメンタルの状況までなかなか把握することができず、メンタルヘルスに関する相談する場もなく、対応できる人もいないところが多いでしょう。このような問題にも、労務管理システムの導入により解決ができる可能性があります。

なぜなら、労務管理システムは、従業員1人ずつの情報や現状陥っている悩みなども把握できる仕組みになっています。そのため、うつなどのメンタルヘルスに不調がおこる前に、事前に解決することができる可能性が高いのです。

4.人事考課の対応

人事考課の方法は、会社によっても違いますし、同じ会社でも部署によって違うこともあります。また、評価をする人によっても変わる場合もあるでしょう。

このように、人事考課は曖昧な面が多くあります。また、直接給料などの賃金に関わってくることのため、使用者と労働者の間のトラブルになることが多いのです。

人事考課は、ほとんどの会社で管理職などの上司が部下と面談をして、人事考課対象期間の評価を評価シートなどに記入します。そして、人事担当者などがその評価シートを集計して行われるものです。

この人事考課を労務管理システムの導入により、人事担当者や評価をする管理職などの上司の負担が軽減されます。さらに、労務管理システムは、従業員1人ひとりの長所や短所を管理することができ、勤怠などの従業員管理もできます。

また、この従業員情報管理により取得した従業員個人の特徴をマネジメントに利用したり、人事評価データの活用や分析に使用できるようになるのです。そして、そのことが人事考課の公平性を保つことにつながるのです。

5.労働災害・労災保険に関する手続き

労災保険とは、労働者が業務を行っている時や通勤している時に、負傷をしたり、病気になったり、障害者になったりした場合、または死亡した場合に、労働者やその遺族を保護するために国が保険給付を行うものです。従業員を一人でも雇用している事業所は加入が義務付けられていて、雇用形態にかかわらず賃金を受け取っている人すべてが労災保険の適用になります。

労災の保険料は、会社などの使用者側が全額負担することになっています。また、労災保険料は、労働者に払った賃金や業種による保険料率によって決まります。

当然に、賃金を支払った額が高いほど保険料は高くなりますし、危険性が高い業種の方が保険料は高いです。さらに、一定以上の従業員の数がいる事業所は、前年に労災を使った場合は、今年の保険料が高くなる仕組みがあります。

そのため、労災保険料の計算はたいへん難しく、手続きも間違えやすいのです。労務管理システムを導入すれば、この難しい労災保険料の計算も手続きについても自動化ができますので、担当者の負担の減少と間違えるリスクの軽減が図れます。

社員のマイナンバーはマイナンバー管理システムを導入するのがおすすめ

2016年からマイナンバー制度が始まりました。マイナンバーとは、日本に住民票がある外国人を含めたすべての人が持つ12桁の番号です。

マイナンバー制度が始まるまでは、異なったコードで管理していた社会保障や税や災害対策の3分野を、マイナンバーで管理することにより、同一人の情報として管理できるようになったのです。例えば、住民票コードや基礎年金番号や健康保険被保険者番号は、それぞれのコードで管理していました。

そのため、それぞれのコードに住所や名前が紐づいていたので、個人の特定に時間を要していましたが、マイナンバーで管理することで、個人の特定が簡単にできるようになったのです。このようにマイナンバー制度が始まったため、会社などは社会保険や税金などの対応をするために、従業員のマイナンバーを取得して管理をしなければならなくなりました。

このように、人事担当者の作業の増加や、従業員のマイナンバーが流出しないようなセキュリティに対応するため、マイナンバー管理システムの導入がおすすめです。

マイナンバーはきちんと管理することが大事!

マイナンバー制度により国民全員に12桁の個人番号が割当てられ、個人情報が紐付けされることになりました。また、今後は身分証明や公的サービスの利用の際には、提示が求められる仕組みとなっています。税金や年金のほか雇用保険などの行政手続きの負担を軽減し、利用者の利便性を向上せることを主な目的としています。今後は医療記録や銀行口座の利用履歴、さらには犯罪歴なども一括管理できるようになっていくものとされています。

なお、マインナンバーが他所に漏洩すると個人情報に直結する重要なサービスであるため悪用される可能性があります。したがって、むやみに他人にマイナンバー教えることは避けたいところです。万一マイナンバーが悪意のある第三者の手に渡ると、本人になりすますことで年金などを不正に受給されたり、銀行口座を勝手に開設されたりと悪用されてしまう可能性があるからです。

また、勤務先においても社員のマイナンバーの取扱いには慎重を期する必要あります。万が一、従業員のマイナンバーが漏洩すると企業の信用を落とすことになりますし、個人の財産や信用を毀損することになりかねません。そこで情報漏えいの対策を取る必要がありますが、人間が介在していることからその漏洩リスクを完全にゼロにすることはできません。そこで漏洩リスクを可能な限り低減させるために、きちんとした管理を行うことが重要となってきます。例えばシステム面で言えば、全ての情報を一箇所で管理するのではなく分散管理し、組織内で使う際には直接マイナンバーを使わない等の対策が考えられます。

マイナンバーが情報漏えいした際に発生する4つのトラブル

マイナンバーが悪意のある第三者に対して漏洩し、悪用されると様々なトラブルや損害の発生が予想されます。例えば、本人のなりすましによる公的サービスの不正利用や、個人情報の流出などによりトラブルが発生する可能性があります。さらにID詐欺やマイナンバーそのものの売買などによって、制度を悪用した被害の拡大も懸念されます。したがって、金銭面での損害に加えて社会的信用の失墜などその影響は計り知れません。

また、企業においては給与や行政手続きに関わる個人情報を人間が介在して管理しており、ここから外部へ流出する可能性があります。漏洩対策が不十分なままトラブルが発生すると、法律に抵触し刑事罰の対象となったり、損害賠償請求の対象になってしまったりするリスクがあります。また、漏洩対策を強固にしようとすれば、第三者機関への委託や管理システムの導入などに費用がかかることになりそれだけ企業の負担となってしまうのも問題です。

ここではマイナンバーの漏洩にともなって発生するトラブルについて、対処しなければならない問題をいくつかの側面から考察してみたいと思います。すなわち、法律による罰則、企業の信用、必要なコスト及び損害賠償の4つとなります。

1.法律による罰則

マイナンバー制度は国民の個人情報を管理しており、その信用を担保するために重い罰則規定が決められています。マイナンバーは個人情報が集積されたものであり、悪意のある第三者の手に渡ると、大きな被害が出る可能性があるため当然の措置であるとも言えます。また、個人情報流出に対して責任を問われるのは、企業のみならず一般人にも及びますので注意が必要です。

特にマイナンバーの漏洩に対しては個人情報保護法の特別法(マイナンバー法)が適用され、本来の個人情報保護法と比べてより厳しい罰則が定められているのが特徴です。例えば民間企業に属する実務担当者が業務上知り得た個人情報を漏洩もしくは盗用したケースにおいては、「3年以下の懲役または150万円以下の罰金またはこれを併科する」とされています。この他にも公的機関の職員が職権を乱用したことによる情報漏洩などいくつのケースにおいて罰則規定が設けられています。

2.企業の印象が悪くなる

マイナンバー制度が施行されたことにより、企業は社員の本人及び扶養家族まで情報を管理しなければなりません。したがって、社員のマイナンバーを集約し本来の業務への使用や、退職などにより使わなくなったケースの破棄に至るまで、厳密に管理する必要があります。

万一、社員が故意、善意に関わらずマイナンバーを漏洩させてしまった場合は、法律に基づいて刑事罰が与えられる可能性があります。企業としても同様に法律違反を問われることになり、そうなると企業イメージの大幅ダウンは避けることができません。これは企業にとって大きな損失であり、事業にも大きな影響を与えることになります。したがって、マイナンバーを管理する際のセキュリティリスクをいかに取扱うかが重要であり、問題となる要素を再度見直してシステム面や人為的なリスクを低減させる方策を考える必要があります。

3.トラブル解決に多大なコストがかかる

マイナンバーがいったん流出してしまうと、予想以上に被害が拡大してしまう可能性があります。金銭的な損失を補填するために多額の費用が必要など不安が増大します。また、個人情報の流出による自宅住所の特定によってストーカー被害が生じれば、引っ越しを余儀なくするなど費用負担は多額となります。

また、企業の場合は信用を大きく毀損することになりますので、信頼回復ための方策をとる必要があり多大なコストがかかります。

例えば、第三者機関を使って問題調査を行ったり、マイポータルへのアクセス記録を定期的にチェックしたりするなど人的調査を実施することが該当します。これは従来の業務に加えて追加で実施する方策であり、企業への負担となります。いったん流出してしまった個人情報は、一気に拡散してしまいますので現状維持は難しい特性があり、出来うる対策を十二分にとる必要があるためです。

4.損害賠償が発生する恐れもある

マイナンバーの提示が求められるのは、税金、社会保証などであり、使われる目的が明確になっています。本来の目的以外で他人に番号を教えたり漏洩すると、不正な目的に悪用されたり、なりすまし等の詐欺行為によって損害を被る可能性があります。例えば、なりすましにより行政手続きを不正に行われたり、民間手続きにおいても詐欺の被害に遭遇するリスクが高まったりします。

また、損害が自分だけに留まらず善意の第三者にまで及ぶと責任を問われる可能性があります。個人情報が流出しますと新たな犯罪のターゲットなる可能性も否定できませんし、流出後のトラブルの拡大を抑えることが難しくなります。

しかもマイナンバーの漏洩の原因が、管理すべき組織や担当者の故意もしくは過失によるものである場合は、刑事罰が課せられるだけでなく損害賠償の対象となる恐れがあります。

管理システムでヒューマンエラーを防止

マイナンバー制度のスタートともに、企業の労務管理には、マイナンバー管理システムという新たな役割が課せられることになりました。これまでどおりの労務管理スタイルでは、正しい扱い方ができない可能性もあります。また人の手で管理する方式の場合、ヒューマンエラーが思わぬトラブルにつながってしまうケースも否定できません。

マイナンバーは、情報を取り扱う企業側に対しても、必要とされる安全管理措置を正しく行うように求められています。これまでの「個人情報」と同じ感覚で取り扱うのは厳禁です。当然ヒューマンエラーの発生も許されるものではありません。

ここで活躍してくれるのが、適切な手法でマイナンバー管理システムを備えた労務管理システムの採用です。専用のシステムを構築することで、社員の情報を一括して管理することができます。社員数が多ければ多いほど、システム導入で得られるメリットは大きくなります。業務負担も軽減できるでしょう。

管理業務が圧倒的に楽になる

労務管理システムやマイナンバーシステムの導入における最大のメリットは、人事や労務に関する業務が劇的に楽になるということです。住所や扶養家族の有無、社会保険や健康保険に関する情報などを一元管理することができますから、各種手続きの手間を省くことにもつながるでしょう。システムの中には、社員それぞれのマイページを用意して、それぞれがセルフで手続きを行えるようにしたものもあります。

また給与計算や勤怠管理までをも一元化することで、税金などの計算を自動で行ってくれたり、給与明細の発行をしてくれたりするものもあります。さまざまな情報を紐づけることで、情報の可視化を進めやすくなるでしょう。

これまで、会社で働く人々の情報管理や勤怠管理、給与計算などは非常に大きな業務負担となっていました。システムを使って誰でも手軽にできるようにすることで、その分の労力を他に回せるようになります。売上アップや経営のスリム化につなげることも可能です。

システムと管理者二重管理ができる

労務管理やマイナンバー管理においては、ヒューマンエラーはあってはならないことだと言えます。どれだけ大変な業務であっても、間違いなくすべてを終える必要があります。とはいえ、どれだけ仕事ができる人でも「完璧に全てをこなし、完了する」ということは簡単ではありません。こんなときだからこそ、労務管理システムやマイナンバー管理システムが重要な役割を果たしてくれるのです。

各種システムを採用した場合でも、基本の情報入力は担当者が自分で行うことになります。従業員から上がってきたデータをもとにシステムに入力していくことになりますから、必然的に「担当者」と「システム」の二重管理が可能となります。担当者とシステムのどちらかに、万が一の事態が起きたときでも、もう一方のデータがあれば安心です。このように、いざという場合に備えたリスクヘッジができる点もメリットの一つだと言えるでしょう。

特にマイナンバー制度がスタートした今だからこそ、トラブルの予防のために整えておくのがオススメです。

クラウド型を利用する目的とは?

労務管理システムやマイナンバー管理システムで、現在主流となっているのは「クラウド型」のシステムです。情報をクラウド上に保管することで、システム運営に関わる会社側の余計な負担を軽減できます。何かトラブルが発生したときでも、迅速に対応できるでしょう。

また、どこからでも自由に情報にアクセスできるという便利さもあります。多店舗経営を行っている企業などでは、情報の共有は重要な課題の一つです。クラウド型の採用で解決できる問題も多くあります。

支店とのやり取りもシステムで行なえる

本店のほかに支店を持つ企業や、多店舗経営を行っている企業においては、「各店舗間の情報をどう共有していくのか」という点も悩みの種でした。情報共有は、できるだけ素早く行う必要がありますが、「どんな情報がいつ必要になるのか」を事前に察知するのは難しいもの。これまで、不便さを感じながらもなんとか対応してきた方も多いことでしょう。

こうした悩みは、クラウド型のシステムを導入することで一気に解消することができます。クラウド上に保存された情報は、「決められた端末からしかアクセスできない」という類のものではありません。情報を確認するための必要な情報さえ頭に入っていれば、本店からでも支店からでも、いつでも好きなときに情報共有を行うことができます。

企業全体で情報管理を行うことで、店舗間のやり取りもスムーズに行えるようになりますし、各店の従業員の勤怠管理などもスムーズに行えるようになります。メリットは大きいと言えるでしょう。

他のシステムやツールと連動が可能

現代の店舗経営や企業戦略において、さまざまなシステムは必要不可欠なものとなっています。労務管理システムやマイナンバー管理システムのほかにも、店舗管理システムや商品管理システムを導入している企業も多いことでしょう。こうしたシステムを導入しているからこそ、今の人員で業務のやりくりができているという会社も多いはずです。

とはいえ、導入するシステムの数が多くなればなるほど、そのシステム環境は複雑化してしまいます。便利にしようと頑張ったのに、実際には作業内容を覚えることができず、うまく導入できなかったという失敗例も少なくありません。

クラウド型のシステムであれば、全ての情報はクラウド上に保存されますから、情報を連動させて活用することも簡単です。「働く人」に関する情報や「商品」に関する情報、そして「周辺環境」に関する情報など、ありとあらゆる情報を一元化することで、今後の経営について多角的に見直すきっかけにもなります。

メンテナンスに掛かるコストが少ない

労務管理システムやマイナンバー管理システムをクラウド型で採用するメリットは、「メンテナンスコストの低減」という面でも大きくなります。従来の自社運営型の場合、自社内に専用サーバーを設置してシステムを構築、情報を管理していました。このサーバー費用はシステム構築のための初期投資となりますが、決して安いものではありません。また何かトラブルが起きてしまったときには、自社内でメンテナンスの手配を行う必要がありました。

一方でクラウド型の場合は、自社内にサーバーを設置する必要はありません。サーバーを運営する会社は別にあり、そこに「月額使用料」という形で費用を支払うことで、利用できる形となります。メンテナンスにかかる費用も、この月額使用料の中に含まれていますから、結果的にコスト面でも優れていると言えるでしょう。システム構築に関する知識が乏しい場合でも、クラウド型であれば比較的手軽に導入することができるでしょう。

PC以外の他端末からでも操作できる

自社運営型の労務管理システムの場合、システムを利用できる端末が限られるというデメリットがありました。最初は「使用機会も限られるから、それでもかまわない」と考える方も多くいます。しかしシステム利用に慣れてきて、その便利さを実感すると、「もっとほかの場面でも活用できれば良いのに」と感じてしまうものです。

操作端末を限定しないクラウド型の管理システムであれば、このような考えに至った場合でも手軽に対応することができます。そのときの状況に合わせて、自分にとってもっとも使い勝手の良い端末から操作してみてください。業務に関する手間も軽減できることでしょう。

経営や労務管理にまつわる情報は、いつどこからでも安全にチェックできる環境が理想的です。クラウド型のサービスなら、こんな願いの多くを叶えてくれますから、非常に便利なシステムだと言えます。実際に今、従来の自社運営型からクラウド型への変更を行う企業も増えてきています。

マイナンバーや労務管理に関することは便利なシステムを導入しよう!

マイナンバー制度を導入した企業は漏洩リスクを低減する義務を負うことになり、情報管理に関わる実務量が増えます。それに伴って担当者の負うべき責任や負担が増し、人的コスト(固定費)も増えることとなります。同時に労務管理に関わる負担軽減も望まれるところです。そこで情報管理のニーズを満たすためにセキュリティが強化されているマイナンバー管理システムや労務管理システムを導入する企業が増えています。

ここではマイナンバー管理システムの代表的な機能や特徴をみていきましょう。クラウド型であれば、アクセスする端末を選ばずパソコンやスマホ、及びタブレットから自由に選べ、マイナンバーの登録、保管、廃棄などの一連の操作を簡単に行うことが可能であり、また給与や労務管理のシステムとの連携が可能となっています。

そして、入口を集約することで情報漏洩のリスクを低減することができます。重要な情報へのアクセス権限を設定し、情報を取り扱うことが可能な人物を絞りこむ機能が求められます。セキュリティ面では、暗号化及びファイアウォールの設置によって、悪意のある第三者からの不正アクセスに対抗します。不正利用を監視する機能を搭載して、リアル・タイムで状況をモニタできると便利です。