HOME人事必見!賢い労務管理のコツと方法自社管理は危険?パソコンでマイナンバーを管理する安全な方法!

自社管理は危険?パソコンでマイナンバーを管理する安全な方法!

マイナンバーをパソコンで簡単に管理するなら、クラウド型の管理システムを利用しましょう。

社内でマイナンバーの管理をするのは、面倒なうえに大きなリスクも伴うからです。

今回は、なぜ社内のパソコンでマイナンバーを管理するのが大変なのか、クラウド型管理システムにどういったメリットがあるのかを説明していきます。

 

 

マイナンバーを管理するならクラウド型のシステム一択!

クラウド型のマイナンバー管理システムは、ネット環境さえあればいつでも導入することができます。マイナンバーの収集や破棄も簡単で、セキュリティも非常に固く、社内でデータを管理するよりも安全です。マイナンバーの管理では、とにかく情報漏えいを徹底的に避け、不正利用や不正取得を予防する努力をしなければなりません。社内でマイナンバーの管理を行うのは、リスクが大きすぎるのです。

自分でマイナンバーを管理する4つのリスク

社内のサーバーや担当者のパソコンでマイナンバーを管理する場合、常に4つのリスクとリスク対策に必要なコストを考える必要があります。

1. 不正ログインされやすい

ログインパスワードの入力を面倒くさがって自動入力にしている人がいれば、外部の人間でも簡単にマイナンバーにアクセスできてしまいます。

2. ハッキング・ウイルスによる流出の危険

セキュリティがしっかりしていない社内サーバーや担当者パソコンはハッキング・ウイルスの被害に遭う可能性があります。 外部による悪意ある流出だとしても、担当者の責任の重さは変わりません。

3. 物理的な情報のコピーができてしまう

USBメモリや外付けパソコンを使えば簡単にマイナンバーの情報をコピーできてしまいます。データを保管しているパソコンは、USBなどの外部記憶装置をつなげないようにしなければなりません。

4. 高度なセキュリティを構築するにはコストがかかる

社員にセキュリティ意識をもたせる教育を行ったり、マイナンバーを管理するパソコンを別室に隔離し、使用者を限定したうえで部屋の入退室をカメラで監視したりするには莫大なコストがかかってしまいます。

クラウド型マイナンバー管理システム使用のメリット4つ

クラウド型のマイナンバー管理システムを導入するメリットは4つあります。

1. マイナンバーの取得手続きと本人確認を自分でしなくてよい

クラウド型管理システムは、「マイナンバーと本人確認書類の提出」、「確認作業」を任せることができます。 担当者が全社員のマイナンバーを自分で取得し確認しなくてよい分、作業の負担が減るのです。

2. マイナンバーの保管と管理を安全に任せられる!

マイナンバーの管理において、もっとも大変なのがセキュリティです。クラウド型管理システムの場合、マイナンバーの情報を高度なセキュリティで守られた外部のサーバーに保管することができます。担当者のパソコンが盗まれたり、壊れたり、ハッキングされたりしてもマイナンバーが流出することはありません。

3. 月額料金で手軽に始められる

クラウド型管理システムの良いところは、月額料金から気軽に始められることです。初期投資を抑えてとりあえず使ってみる、ということが可能ですので、自社にクラウド型のマイナンバー管理システムが合っているかを試してから本格的に導入できます。

4. マイナンバー管理の手間を大幅に削減できる

クラウド型管理システムにデータを預かってもらえば、社内で必要になるのは「システムの利用者を制限すること」と「マイナンバーを記載した書類をしっかり保管すること」だけです。 専任の担当者を決め、書類は鍵付きのキャビネットに保管しておけばよいため、マイナンバーの管理に頭を悩ませる回数はぐっと少なくなります。

マイナンバーの自社管理を選んだ場合、お金と時間をかけて不正ログインやハッキング、データのコピー等さまざまなリスクへの対策をしなければなりません。しかし、クラウド型の管理システムを導入すれば社内で必要な業務の多くを削減できるのです。マイナンバーの管理についてお悩みの方は、この記事を参考にしつつ検討してみてはいかがでしょうか。