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オフィスステーション

ここでは、株式会社エフアンドエムが手掛ける、オフィスステーションシリーズの機能や特徴、実績、費用目安などについて、紹介していきます。

労務管理システム比較

オフィスステーションの口コミ・レビュー

年末調整の作業は半月以上の短縮に成功(飲食)

年末調整は全店舗分を総務労務グループで取りまとめていて、色々と手を打っても、どうしても多くの時間や手間がかかってしまう状態でした。環境を改善するために、オフィスステーションの導入を決意しました。

従業員へ説明会を行った際には、「これからの年末調整は5分で完結します!」の文面が入った文書を配布しました。年齢層が若めの会社で、若い人は紙よりもスマートフォンを使う方が合っていたみたいで、苦情は一切出てきませんでした。これまで年末までかかっていた年末調整の業務が、今では12月中旬には終わります。

参照元:オフィスステーション公式HP(https://www.officestation.jp/case/)

リモートワーク・テレワークにおすすめ(総合卸売・商社)

有給日数の確認や労務関連の書類の申請・提出を、自分の好きなタイミングで行えるので従業員からの評判は良いです。担当者側も、書類の受け渡しの手間がなくなり、なにかあったときには本人に連絡を取って入力すればすんでしまいます。以前よりも、労務業務の時間がかからなくなりました。

導入して感じたメリットは紙のやりとりがなくなったこと、そして、市役所に足を運ばなくて済むようになったことも大きいです。そこで空いた時間を、他の業務に回すことができるようになりました。他の部署にも、スムーズにリモートワークの導入を行うことができました。

参照元:IT review(https://www.itreview.jp/products/officestation/reviews/59513)

連携サービスが多い(業種非公開)

良さを感じるポイントは連携サービスの多さで、数種類のクラウドサービスを使っている弊社にとっては大助かりです。マネーフォワードクラウド給与やジョブカンなどのさまざまな種類と連携させることができます。

オフィスステーションを導入したことによって、入退社の手続きがこれまでよりも簡単にすむようになりました。対応帳票が多くて、色々なケースに対応できる点にもメリットを感じています。

参照元:IT review(https://www.itreview.jp/products/officestation/reviews/59578)

中小企業が使いやすい料金設定(人事・教育職)

中小企業で少人数の場合は、オフィスステーションが適していると思います。中小企業にとってコスパが高い料金設定となっています。無料でためしに導入することができて、今現在使用しているシステムと簡単に比べられる点も、おすすめできる理由のひとつです。

調票数が多くて、これまではネットで探すところから始まっていた作業が効率化しました。優れたUI(ユーザーインターフェース)デザインとなっていて、そのおかげで新人への業務教育を苦労なく行うことができました。

参照元:IT review(https://www.itreview.jp/products/officestation/reviews/58766)

感覚的に操作しやすくレスポンスが早い!(人材派遣)

旅行業で添乗員、カウンタースタッフ、バスガイドなどの人材派遣をメインとして行っている会社。従業員数は約1,000名、東京、名古屋、大阪に拠点を持っており、労務と年末調整を効率化する目的で電子申請システムサービスを導入している会社です。

「オフィスステーション労務」を利用した感想として管理本部管理課、役所に行かなくてよくなったことを第一に挙げています。そのおかけで、移動時の費用・時間や役所での待ち時間がなくなって、業務の効率化につながったとのことです。

ほかには、使い勝手の良さとして、画面がわかりやすくて感覚で操作ができる点や、問い合わせ時のレスポンスの良さを評価していました。

「オフィスステーション年末調整」を導入して驚きの結果だったと話すのは、管理本部管理課の戸水主任。スマホで使えるシステムで、利用した従業員からはこれまでよりも楽で簡単だったという声が多数。紙でなくなったことで、例年よりも短い時間で業務を終えることができたそうです。

参照元:オフィスステーション公式HP(https://www.officestation.jp/case/)

電子申請のおかげで大幅な時短に成功(食品加工)

社員数は約200名。スーパーのほかには直営店舗、ECサイトなどで商品を販売していて、国内だけでなく海外にも事業を展開してい食品加工会社での導入事例です。

総務部担当者は、行政に提出する帳票の種類が多くて時間がかかることを改善するために、電子申請による効率化を検討。その話を知り合いの社会保険労務士にしたところ、オフィスステーションを紹介されたようです。

代表自らオフィスステーションを導入した場合の時間やコストなどを細かく計算して費用対効果が高いとの判断に至り、導入へ。

実際に雇用保険の資格喪失届や離職証明書などの電子申請を行ったところ、いままでよりも大幅に時間が短縮。津田氏の感覚では、いままで30分かかっていたものが5分で終わるくらいの大きな変化を感じているとのことです。ほかには、コールセンターの対応力が高くて、なにかあったときにはすぐに解決できるサービスの高さが評価されています。

参照元:オフィスステーション公式HP(https://www.officestation.jp/case/)

スマホ対応している点が大きな決め手(住宅・不動産)

従業員数はパートタイマーも含めて4,100名以上の規模を誇る不動産会社。埼玉県・千葉県・東京都エリアで不動産事業を展開しており、経営戦略や統括運営業務などを担当している方の声です。

12月の給与支払いまでに終わらせる必要がある年末調整の業務。従業員数が多い中で書類の回収やチェックを行うため、期限があるにもかかわらず、かなりの時間がかかります。それを改善するために、「オフィスステーション年末調整」を導入。選んだ決め手となったのは、シンプルな画面と価格の安さ、そしてスマホ対応の3点だったとのことです。

全従業員の年末調整の電子化を目標として、まずは500名を対象にして導入をスタート。そこで、人事部人事課の担当者は業務の効率化の大きな手応えを得たと語っています。

紙で発生する配付準備や配送作業、回収などの手間は、スマホの場合はかかりません、そして、入力内容のチェックはすぐに行うことが可能。全従業員の1/8に導入した時点で、全体でみると10人分以上の業務効率化につながる結果となったそうです。

参照元:オフィスステーション公式HP(https://www.officestation.jp/case/)

対応帳票数が多くてコストパフォーマンスが高い(IT関連事業)

ビジネスプロセスアウトソーシングを軸として、ソフトウェアソリューションやシステムインテグレーションも展開しているIT関連事業の導入事例。従業員数は、正社員2000名、有期雇用1800名の約3800名です。

総務部には90名が在籍していて、全国各地の従業員をサポート。「オフィスステーション労務」は、業務の効率化とセキュリティのことを考えて導入されており、導入を決めた理由として、操作のしやすさとコストパフォーマンス、対応帳票数の多さを挙げています。

かつて他社製品を使用していたときは、対応帳票が少なくて総務省が運営しているe-Govを併用しなければいけなくて不満を感じることが少なくなかったとのこと。

オフィスステーションにすることで、申請データの一時保存ができてチェックがしやすくなり、操作性や管理のしやすさがいままでより向上。業務効率化の効果として、実際に残業時間は目にわかるくらいはっきりと減少しているそうです。

参照元:オフィスステーション公式HP(https://www.officestation.jp/case/)

クラウド型により複数事業所での作業効率化が向上(医療関連事業)

特別養護老人ホームを運営している医療関連事業所。ショートステイやデイサービス、高齢者配食などのさまざまな事業を行っているところでの導入事例です。

オフィスステーションの導入前に、事務局担当が手間だと感じていたのが、役所への申請でかかる時間の長さ。年金事務所が車で片道1時間ほどかかる位置にあり、書類提出をするときは半日くらい時間がかかっていたそうです。

「電子申請に切り替えることで役所に足を運ぶ機会が激減して、往復で2時間かかる移動時間や待ち時間が減少。余計な時間を使わずにすむようになってよかった」と、担当者は語っています。

ほかにメリットとして挙がったのが、クラウド型による恩恵です。クラウド型はインターネットがつながっている環境下では、どこからでもデータを確認することが可能。従業員の個人情報をわざわざ持ち歩く必要がなくて、複数の事務所で行う作業効率が向上したとのことです。

参照元:オフィスステーション公式HP(https://www.officestation.jp/case/)

年末調整の手間は半分ほどに削減(理美容・小売業・製造業)

ヘルスケアをメインとする4事業と11社のグループ企業を運営。従業員は約860名、全国に90の拠点を展開している会社での導入事例です。

人事部担当者は紙は非効率とずっと感じていた方で、業務効率化の一環として電子申請化の導入を積極的に推進。2018年に、従業員の一部を対象とする「オフィスステーション年末調整」の利用がスタートしました。

実際に年末調整を行ってみて、操作の使い勝手で困ったことは特になかったとのこと。そして、システムを利用した従業員からの問い合わせも特になかったとのことで、順調にオフィスステーションが導入できたと言える結果になりました。

画面に慣れさえすれば、入力された内容のチェックでかかる時間は往来の半分ほど。ほかには、「手書きによるわかりづらい字の確認をしなくて済むこと」「必須事項の記入漏れがない」といった効果もあり、年末調整でかかる時間は平均して半分ほどに削減できたと体感されています。

参照元:オフィスステーション公式HP(https://www.officestation.jp/case/)

オフィスステーションの特徴

オフィスステーションシリーズは、社会保険・労働保険の手続きにおいて「付加価値業務の時間を創り、利益を生み出す」コンセプトのもと、労務手続きが「簡単・便利・安心」に行えるようになるクラウド型システムです。

長年バックオフィス向けのバックアップサービス・ソリューションを提供してきたエフアンドエムならではの利便性の高さを追求した機能を取り揃え、それでありながらも業界最安水準のコストで導入・運用できることが大きな特徴のシステムです。

オフィスステーションシリーズには一般企業に向けて労務手続きと管理の各種フローを取り揃えた「オフィスステーション」、社会保険労務士の意見を参考にして作られた「オフィスステーションPro」が存在します。そのため、企業の特性やお悩みに合わせて最適なシステムを導入できることも魅力です。

直感的に操作できる設計・デザイン

オフィスステーションシリーズの大きな特徴のひとつが、業務に慣れていない担当者でも、直感的に操作できる設計・デザインであること。

実はこういったクラウドシステムにおいては、必要機能を搭載している一方で、社労士向け(いわゆるプロ向け)のインターフェースをベースにしているために一般企業では扱いが難しかったり、手続きの煩雑さに伴って手続きのプロである社労士ですら扱いに慣れるまで時間と労力が必要であったりもします。

その点、オフィスステーションシリーズでは、総務・管理部門担当者が「簡単に使えること」に注力しており、社労士の声をもとにした設計・デザインを実装。

視覚的な理解のしやすさや直感的で操作のしやすさを重視したデザイン、上から順に入力すれば完了できるシンプルな導線など、使いやすさに対する工夫がバッチリ。ですので、労務管理システムの扱いに慣れていなくても、どのようにどんな手続きをすればよいのかが、すぐにわかるようになっています。

徹底した業務効率化を追求

これまで、バックオフィス向けのバックアップサービス・ソリューションを提供してきた同社。長年にわたり総務・管理担当者の課題を見続けてきたからこそ、業務効率化を追求し、利便性を高める機能にこだわっています。

各種データ連携により、手続きに必要な情報を自動入力可能。データが変更された場合は、自動更新できるので、負担が大幅に減らせます。電子申請、帳票印刷の両方に対応しており、しかも対応帳票はオフィスステーションは119種類対応、オフィスステーションProは約100種類と圧倒的充実度!

他社を圧倒するコストパフォーマンス

料金プランについてはあとで詳しく説明しますが、圧倒的なコストパフォーマンスのよさもオフィスステーションシリーズの魅力のひとつです。

安価であっても十分な機能やサポートがついてないソフトや、高機能であるものの大企業向けで、高額すぎるシステムとは違って、中小企業からある程度規模の大きな企業まで企業の規模感に合わせて柔軟に対応することができます。

マイナンバーにも完全対応

オフィスステーションシリーズは、マイナンバー管理システムにも対応。収集から利用・破棄まで管理できる「オフィスステーションマイナンバー」と連携することで、自動でマイナンバーを、申請書類に付番することができます。

セキュリティ・システムは、国内金融機関も採用するシマンテック社製のシステムを導入。クラウド型なので、メンテナンスやバックアップの必要もありません。

金融機関レベルの高度なセキュリティ

外部からの不正アクセスや攻撃を防ぐために、複数のファイアウォールを組み合わせることでセキュリティを向上。通常のログインIDとパスワードによる認証だけでなく、サイバーセキュリティ分野のトップ企業であるシマンテック社のワンタイムパスワードを導入し、二重認証システムを実現しています。

たとえログインIDとパスワードが流出しても、ワンタイムパスワードがあるため不正アクセスを防ぐことができるのです。

さらに、システム上で取り扱うデータは、すべて暗号化。大切な労務管理の情報を、外部に漏らすことがないように、徹底した情報管理を行っています。

充実したサポート体制

オフィスステーションシリーズは、サポート体制も充実。クラウドシステムの導入前であっても、チャットや電話、メールなどでの問い合わせを受け付けおり、事前に相談することができます。もちろん、システムを導入したあとも問い合わせをすることができるため、「システムの使い方がわからない」「この手続きはどうやればできるのか教えてほしい」といった問題が出てきたときも、安心です。

オフィスステーションとオフィスステーションProの違いは?

「オフィスステーション」と「オフィスステーションpro」は、どちらも同じようにシンプルな管理画面や多彩な対応帳簿、万全のセキュリティ対策や手厚いサポート体制を備えた労務管理システムです。

このふたつのシステムは一見大きな違いがなさそうに見えますが、オフィスステーションは一般企業の人事・総務向け、オフィスステーションproは社会保険労務士事務所向けのシステムと、導入対象企業がしっかりと分けられています。

社会保険・労働保険の手続き業務において、一般企業と社会保険労務士事務所が抱える悩みは異なるものです。

従来の労務管理システムでは、一般企業の手続きでは必要のない機能が備わっていたり、社会保険労務士事務所の手続きには足りない機能があったりと、機能の過不足が起きやすいものでした。

オフィスステーションでは、社会保険労務士の声を参考に必要な機能・不要な機能を精査することによって、一般企業と社会保険労務士、それぞれに向けたシステムを開発。ニーズに合った本当に必要な機能だけを備えることによって、より快適かつ充実のシステムを提供することを実現しているのです。

119種類に対応の帳簿

一般企業向けのシステムである「オフィスステーション」は、従業員の管理に必要とされる社会保険、雇用保険、労働保険、労災保険の4保険に必要な、119種類の帳簿に対応しています。

オフィスステーションやオフィスステーションProがどのような帳簿に対応しているか、一例ではありますが、対応帳簿を以下にまとめてみました。

社会保険の対応帳簿

従業員を雇うなら、加入手続きが必須となる社会保険。「健康保険・厚生年金保険新規適用届」や「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」「健康保険被扶養者 (異動) 届」をはじめとして、なんと合計で46種類もの帳簿に対応しています。

書類はすべてPDFでの出力が可能で、うち16種類の帳簿は電子申請にも対応。対応帳簿数の多いオフィスステーションなら、対応帳簿は直感的な操作画面で簡単に作成できるため、大幅に面倒な手続きの手間を省くことができます。

雇用保険の対応帳簿

雇用保険の対応帳簿数は、全部で18種類です。「外国人雇用状況届出書」「雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届」「労働保険雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿」以外の書類は、すべて電子申請に対応しているため、使い勝手もよいでしょう。

人を新しく雇い入れる、退職者が出るといった場合も、スムーズに手続きをすることができます。

労働保険の対応帳簿

労働保険の対応帳簿は11種類。「適用事業報告」「確定保険料・一般拠出金算定基礎賃金集計表」「確定保険料算定基礎賃金集計表 (雇用保険)」を除けば、8種類の書類が電子申請に対応しています。 とくに、労働保険の適用事業所になったとき、10日以内に提出しなければならない「保険関係成立届」を電子申請できるメリットは、大きいです。

労災保険の対応帳簿

種類は全部で29種類。障害年金や遺族年金、死亡一時金、葬祭料の請求書類や、事故報告書等一部の書類はまだ対応していませんが、労災の請求に必要な書類は、ほとんどがそろっています。

従業員が労災保険を利用するときは、人手が減って事業所内が慌ただしくなりがちです。書類作成に時間をかけなくてよい事業所側も、必要書類をすぐに受け取ることができる従業員側も、対応帳簿の種類が多い点はうれしい機能といえます。

主要機能

オフィスステーション

  • 従業員情報の簡単収集
  • 自動入力&データ更新
  • 届出書類を簡単作成(対応帳票119種類)
  • e-Gov電子申請API対応
  • 電子申請・帳票作成履歴の自動記録
  • マイナンバー完全対応
  • 法改正対応の自動更新
  • 公文書・コメントの保管
  • 電話・メールサポート

オフィスステーションPro

  • システム上で手続き依頼を受付・連絡・報告
  • 自動入力&データ更新
  • 届出書類の作成(対応帳票約100種)
  • 電子申請完全対応
  • 申請データ管理
  • マイナンバー完全対応
  • 法改正対応の自動更新
  • セミナー・サポートデスクによる導入・運用サポート

料金プラン

オフィスステーション

  • 初期費用:0円
  • 10人まで:月額900円
  • 20人まで:月額1,800円
  • 30人まで:月額3,000円
  • 50人まで:月額10,000円
  • 100人まで:月額20,000円
  • 導入検討にあたっては30日間の無料お試しが利用できます。

オフィスステーションPro

  • ライトプラン:登録料50,000円、使用料月額6,000円
    顧問先登録枠は20までとなっており、開業まもない事務所に最適なプラン
  • レギュラープラン:登録料100,000円、使用料月額15,000円
    顧問先登録枠は100までとなっており、どんな事務所にも最適なプラン
  • 導入検討にあたっては14日間の無料お試しが利用できます。

販売元

  • 株式会社エフアンドエム