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マイナンバー管理システム比較

マイナンバー

本カテゴリーでは、マイナンバー管理の効率化・自動化に対応したシステム5製品について、それぞれの機能・特徴や使いやすさ、費用などで比較検証していきたいと思います。

マイナンバー管理システムの違いとその影響

各企業や個人事業主が自分に適したマイナンバー管理システムを選ぶために吟味するべき項目として、そのシステムの対象規模や機能などがあげられます。そうした点を具体的に記します。

対象規模

対象規模とは、システムが管理できるマイナンバーの件数です。中小企業向けに作られたシステムであれば管理できる社員数には限りがある一方、対象規模の制限が無いシステムもあります。大企業向けのシステムであれば、支店ごとにグループ分けして管理する機能なども備わります。

データの管理場所

クラウドによる管理かオンプレミス(自社管理)かに分かれます。クラウド管理のメリットは導入が容易で初期投資が少ないことです。運用の手間も省けるので、中小企業によく用いられます。オンプレミスの場合、初期投資やインフラ管理・維持コストがかかりますが、セキュリティの観点から主に大企業に用いられています。

セキュリティ機能や操作性

ログ管理機能(誰がいつログインをしてデータをどう処理したのかがわかる機能)やアクセス権限設定などは必須です。また、人為的ミスを避けたり引継ぎを容易にするために、システムの操作方法がわかりやすいかどうかという点も意外と大切な要素です。

マイナンバー管理システム製品を一覧で比較

法律で定められた安全管理措置対応の手間やコストを、大きく軽減できるマイナンバー管理システム。マイナンバーの収集~廃棄まで、ガイドラインに基づく必要機能を搭載していることが求められます。

そのうえで、マイナンバーの収集に対して、個人入力に対応しているかといった点や、必要に応じて個人ごとに「削除証明書」が発行できるか、給与・会計・労務など各種システムとの連携が可能かといった比較ポイントで検証しました。

システム名 一括収集 削除証明書発行 外部システム連携 利用月額
(50人相当)
導入数
huubHR公式サイトを見る公式HPに記載なし公式HPに記載なし公式HPに記載なし15,000円24,500社(2021年4月時点)
オフィスステーション公式サイトを見るAPI・CSV連携3,000円15,000(2021年3月末日時点)
SmartHR公式サイトを見る公式HPに記載なし公式HPに記載なし公式HPに記載なし30,000以上(2020年)
ジョブカン労務管理公式サイトを見る公式HPに記載なし公式HPに記載なし公式HPに記載なし20,000円(中・小規模の企業・大企業は公式HPに記載なし)公式HPに記載なし

マイナンバーシステムは、各種業務システムとAPI連携することで、データ連携や作業の自動化などシームレスな運用が可能となり、業務コストを大幅に減らすことができます。便利に実務対応するシステムを選ぶなら、各種業務システムとAPI連携できるものを選ぶとよいでしょう。

厳選した5システムのうち、調査時点で各種業務システムとAPI連携が可能と判明しているものは「オフィスステーションマイナンバー」。さらに「オフィスステーションマイナンバー」は、マイナンバーの廃棄にあたって、個人ごとに「削除証明書」を発行する機能も搭載。しかも利用月額は最安水準となっています。その他、「マイナンバー管理Crew」「MFクラウドマイナンバー」「マイナンバー管理freee」は、CSVによるデータ連携が可能となっています。それぞれ、より詳しい機能特徴をチェックしてみましょう。

目的別で選ぶ!労務管理システムを比較する

マイナンバー管理システムを詳しくチェック

オフィスステーションマイナンバー

オフィスステーションマイナンバー公式サイト画像
引用元:オフィスステーションマイナンバー
(https://www.officestation.jp/mynumber-company/)

マイナンバーの「取得」「保管」「利用」「廃棄」における業務を一元管理。各種業務システムとAPI連携できるので、社労士や税理士事務所に外部委託する場合でも、分散管理による漏えいのリスクを回避できます。国内最高レベルのセキュリティ・システムを導入している点も強みです。

システムのポイント

  • 最安水準の利用月額でガイドラインに基づく機能を搭載
  • 各種業務システムとのAPI連携により一元管理が可能
  • シマンテック社の最高レベルのセキュリティシステムを採用

どういった企業に向いているのか

当システムを提供しているのは、中小企業向けシステム開発を行うエフアンドエム。約25,000の中小企業をサポートした同社が、「社長のホンネ」を元に開発したのが当システムとのこと。

なので当然このシステムは特に、中小企業にとって必要な機能を抑えています。100人まで月額3,000円で以下100人ごとにプラス1,000円と、導入しやすい料金もポイント。

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マイナンバー管理Crew

マイナンバー管理Crew公式サイト画像
引用元:マイナンバー管理Crew
(https://crew-hybrid.com/mynumber/)

※マイナンバー管理Crewは2018年11月30日にサービス終了

給与計算、請求書作成など、バックオフィス業務をサポートする「Crewシリーズ」のマイナンバー管理版という位置づけ。従業員個人でマイナンバーを登録することも、社長や部門の責任者がまとめて登録することも可能。スマートフォンやタブレットにも対応しています。

システムのポイント

  • クラウド給与ソフトCrewに自動連携できる
  • 他社システムの場合はCSVによるデータ連携が可能

どういった企業に向いているのか

当システムは会計事務所と手を組んで開発したという経緯があるため、特に会計事務所や税理士事務所にとって使いやすい仕組みとなっています。

また同社が提供している「Crew給与計算」「Crew明細配信」「Crew請求書」などと同時に契約することで割引になりますので、すでに上記のサービスを使っている場合にお勧めです。

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huubHR

huubHR公式サイト画像
引用元:HuubHR
(https://www.huubhr.jp/)

人事データ管理ソフトをベースにマイナンバー管理機能を追加したタイプ。従業員が、マイナンバーを本人確認書類とともに、直接アップすることが可能。登録の進捗状況も一覧で確認でき、収集漏れのリスクを軽減できます。

システムのポイント

  • 情報活用がしやすいシンプルなインタフェースを採用
  • マイナンバー登録の進捗情報も一覧で確認できる

どういった企業に向いているのか

当サービスはクラウド退勤管理システムとしてはシェアNO.1(2018年5月時点)を誇る「キングオブタイム」を提供するヒューマンテクノロジーズによるシステムです。

当システムと「キングオブタイム」は自動連係するため、すでに「キングオブタイム」を導入している企業は簡単に当システムを利用することが出来るでしょう。また同会社の信頼性は多くの企業にすでに認められているので、実績のあるシステムを利用したいという企業にもこのシステムはお勧めできます。

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MFクラウドマイナンバー

MFクラウドマイナンバー公式サイト画像
引用元:MFクラウドマイナンバー
(https://biz.moneyforward.com/mynumber)

家計簿アプリでも知られる「マネーフォワード」が手掛けるマイナンバー管理システム。従業員、扶養家族などに対応したマイナンバー収集や、利用目的の通知といった機能を備えています。同社「MFクラウド給与」との連携によって、源泉徴収票への記載も手間なく可能です。

システムのポイント

  • 給与計算システム「MFクラウド給与」と完全連携
  • マイナンバー収集~利用における便利な機能を搭載

どういった企業に向いているのか

当システムの他の特徴は「管理方法のシンプルさ」にあります。マイナンバーを手入力する必要は無く、スマホで撮影するだけで済むため人為的なミスが減ります。

他にもセキュリティ対策はもちろん、保管期限が切れたものを知らせてくれるアラート機能など、「ついうっかりなミス」を回避するための嬉しい機能なども備わっています。マイナンバーに関するミスやリスクを極力減らしたいという企業にはピッタリなシステムです。

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マイナンバー管理freee

給与計算システム・クラウド会計ソフトfreee
引用元:クラウド給与計算ソフトfreee
(https://www.freee.co.jp/hr/payroll-processing)

「給与計算ソフトfreee」あるいは「会計ソフト freee (法人版)」とセットで利用する方式。マイナンバーの収集は、従業員や取引先にリクエストメールを送信し、番号を入力してもらえばOK。freeeの給与計算ソフトなどと連動して、源泉徴収票などの必要書類に自動反映。

システムのポイント

  • 従業員や取引先からの情報入力により一括収集
  • 利用目的の明示などもPCやスマホなどから簡単に行える

どういった企業に向いているのか

上記の通りマイナンバー収集方法は、従業員や取引先にリクエストメールを送り必要事項を入力してもらうという方法であることに加えて、本システムも簡単・シンプルな画面と操作性が特徴となっているため、マイナンバーに関する手間をなるべくかけたくない・人を割けないという企業にはお勧めなシステムとなっています。

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マイナクラウド

マイナクラウドHP画像
引用元:マイナクラウド
(https://www.myncloud.jp/)

マイナクラウドは、スマホなどからマイナンバー収集メール機能で従業員へ一斉送信できるので、番号収集が楽々できることで評判のシステム。初期費用が無料で導入コストもかからず、運用コストも月額1,000円~とリーズナブル。SECOMによる最高水準のセキュリティ対策で、安全性も心配ありません。

システムのポイント

  • 不正ログイン防止の2段階認証システムで、情報漏洩や個人情報の悪用リスクを大幅に低減
  • AES暗号アルゴリズムなどにより、データや通信経路を暗号化。セキュリティも万全

どういった企業に向いているのか

当システムの最大の特徴は、その価格のリーズナブルさ。特に少人数の管理をしたいだけの企業や個人事業主であれば、当システムの導入を検討することをお勧めします。

マイナンバーの収集・入力代行サービスもあるため、パソコン入力が難しいという個人事業主でも扱うことが出来ます。

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MJSマイナンバー

MJSマイナンバーHP画像
引用元:MJSマイナンバー
(https://www.mjs.co.jp/ads/my_number_step/step3.html)

業務システムとは完全に独立したシステムでマイナンバーを保管。管理するため、社内外からの不正アクセスに高い防衛力を発揮するサービスが、MJSマイナンバー。自社内サーバー運用タイプの「オンプレミス型」、クラウドサーバー運用タイプの「クラウド型」、登録から管理まで一元で代行してくれる「BPO」の3種類のサービスから選択できます。

システムのポイント

  • 大量のマイナンバーも一括で登録できるので、規模の大きい事業者でも安心・便利
  • アラート表示機能により、削除漏れを防止。ヒューマンエラーによる削除ミスリスクを減らせます

どういった企業に向いているのか

当システムは上記の3種類のサービスを備えているため、大企業のニーズにも答えることのできるシステムとなっています。クラウドサービスも安価なため、中小企業にとっても有力な選択肢です。

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セキュアマイナンバー

セキュアマイナンバー公式サイト画像
引用元:セキュアマイナンバー
(https://mynumbers.jp/)

操作性とセキュリティに特化したマイナンバー管理システムであるセキュアマイナンバーは、「パソコンに不慣れ」「個人情報の漏洩が怖い」などの理由でマイナンバー管理システムの導入に足踏みしていた企業にもおすすめのシステムです。ログイン時にはIDとパスワード以外にも「IPアドレス」がチェックされるため、登録端末以外からのログインが不可能となっています。登録さえしておけばスマホやタブレットからもログイン可能ですので、不便を感じることもありませんよ。

システムのポイント

  • ログイン時のIPアドレスチェック機能で不正アクセスを防止
  • 代理者登録や自動エラーチェックの機能よりマイナンバーの登録を効率化
  • 社員数に合わせて選べる多彩な料金プラン

どういった企業に向いているのか

セキュアマイナンバーは料金プランが豊富であり、最小は10人プラン、最大は100人プランまで用意されています。100人以上になる場合には10人単位の追加オプションプランもありますので、小さな企業から大きな企業まで、人数に合わせた最適なプランによる導入が可能です。

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nyoibox(如意箱)

nyoibox(如意箱)公式サイト画像
引用元:nyoibox(如意箱)
(http://www.ni-ware.com/nyoibox/)

「情報システム担当者がいなくても、日々の業務に必要なデータベースを作れる」がコンセプトのnyoibox(如意箱)。経営コンサルタントが提言した業務改善ポイントを参考に作られたシステムのため、単なるマイナンバー管理システムではなく、経営そのものを改善できる経営支援システムにもなっています。スマホやタブレットからでもアクセス可能なため、出先や自宅からでもnyoibox(如意箱)のデータを活用することができる利便性も魅力。

システムのポイント

  • 表計算ソフトのようなシンプルな操作性
  • 表示レイアウトのカスタマイズが自由
  • 低価格プランで少人数にも対応可能

どういった企業に向いているのか

nyoibox(如意箱)は大企業にも導入できるシステムではありますが、前提として「情報システム担当者がいなくても」というコンセプトがあるため、nyoibox(如意箱)の利便性を最大限に体感できるのは規模があまり大きくない企業でしょう。経営改善にも役立つシステムですので、スタートアップ企業には特におすすめです。

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フリーウェイマイナンバー

フリーウェイマイナンバー公式サイト画像
引用元:フリーウェイマイナンバー公式
(https://freeway-japan.com/mynumber/index.html)

フリーウェイマイナンバーは、マイナンバーの「収集」「保管」「利用」「破棄」の業務を効率的にするクラウド型の管理ソフトです。クラウド完結型なので、データが端末に保存されることなく、情報漏洩のリスクを回避するためにも役立ちます。

「フリーウェイ給与計算」などの給与計算ソフトを提供する「株式会社フリーウェイジャパン」によるサービスなので、給与計算ソフトとの連携がしやすく、効率的な管理が可能です。20人までなら無料で利用できます。

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