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フリーソフトの勤怠管理システムを使うデメリット

「そろそろ勤怠管理システムを導入しようかな」とお思いの方には、有料ソフトを使うことをおすすめします。

「フリーソフトがあるならそっちを使ったほうがいいじゃないか」と思う人もいますよね。

しかし、フリーソフトの欠点を知らずに導入すると、かえって勤怠管理を非効率にしてしまう可能性もあるのです。

勤怠管理システムにフリーソフトを使うデメリットをご紹介します。

 

手軽に使える代わりに多くのデメリットがあるフリーソフト

勤怠管理システムを導入することで、出退勤の管理や残業代の計算など、事務作業の手間と無駄をなくすことができます。労力の削減とコストカット、両方を叶えることができるのが勤怠管理システムの強みです。ただ、フリーソフトのものは手軽に導入されている代わりに、いくつものデメリットを持っています。

必要最低限の機能しかない

フリーの勤怠管理システムで可能なのは、基本的に「出勤時間と退勤時間の管理」だけです。さまざまなデバイスから出退勤を登録したり、給与計算等ほかのシステムと連携させたりすることができなければ、勤怠管理を効率化しているとはいえません。

実際の働き方やニーズは会社によるとはいえ、小さな会社なら手作業で勤怠管理を行うのと大して変わりがないですし、中規模以上の会社ならどうしても機能が不足します。

いくら手軽に導入できても、労力の削減やコストカットに繋がらないなら、取り入れる意味はないのです。

対応人数やデータの保管期間に制限がある場合も

有料ソフトの場合、会社の規模に合わせてシステムも拡大していくことができます。一方、無料のソフトでは少人数の勤怠管理しかできなかったり、一定期間しかデータを保有することができなかったりと、無料であるがゆえに不便な面が多々あります。

そもそも完全無料ではないソフトが多い!

完全無料で使える勤怠管理のフリーソフトは、ほとんどありません。名目上はフリーソフトであっても、じつは有料ソフトの機能制限版であったり、試用版であったりすることが多いのです。

有料ソフトは高機能でとても便利!

働き方や会社の規模にもよりますが、十分に勤怠管理を効率化したいのなら有料ソフトをおすすめします。

機能性が高く使い勝手がよい

有料の場合、フリーソフトでは対応していない数多くの機能、最新技術を用いた機能も使えます。 直行直帰するときにスマートフォンで簡単に出退勤を記録する、残業の申請や承認をメールでやり取りする、出退勤の状況と給与計算を対応させる、出勤状態を分析して社員の働き方に無駄がないか見直す、といった高度な機能を利用することができるのです。

また、一つのソフトで複数の管理ができるのは、社員にとってもシステムの使い方を教える・覚える手間を省くことができるというメリットがありますよ。

分析機能でさらなる勤怠管理の効率化ができる

有料の勤怠管理システムには、蓄積したデータを分析する機能がついている場合があります。 データから客観的に自社の働き方を分析すれば、不必要な残業や長時間労働の有無、業務量に対する人手不足などを把握して、さらに適切な人員管理ができるのです。

サポート体制も充実している

無料の勤怠管理システムに比べると、当然有料ソフトのほうがサポートも充実しています。会社ごとの働き方に合わせて機能をカスタマイズしたり、規模の変化に合わせてプランを変更したりすることも可能なのです。

フリーソフトの勤怠管理システムを使うと、必要最低限の勤怠管理しかできません。 フリーソフトを提供する側の事情が変わり、突然開発が終了したり、無料版が廃止し有料版のみの提供になることもあります。フリーソフトはサポートや継続利用の面で不安定なのです。

自社の働き方に合わせて必要な機能を使うなら、有料ソフトを使うことをおすすめします。

とはいえ、いきなり有料のソフトを利用することにためらいがあるなら、有料ソフトの無料版や試用版を試してください。まずは使い勝手を試してから、自社に合った有料の勤怠管理システムを導入しましょう。