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よくわかるe-Gov 電子申請活用のポイント
e-Gov 電子申請は、どのように活用すればいいの？
画像引用元：e-Gov 電子政府の総合窓口公式HP
http://www.e-gov.go.jp/
昨今のメディア、とりわけネット媒体などで盛んに報じられているペーパーレス化や電子化といったものは、様々な分野で現実化しています。何を隠そう、e-Gov 電子申請は、その筆頭と言ってしまってよいでしょう。
しかし、その一方で、活用する方法やもたらされる利点といったものを理解できていないという方も、多く見受けられます。
e-Gov 電子申請を上手に活用するポイントやもたらされる利点などについて、詳しく掘り下げて解説していきますので、ぜひ知識を深めてください。
メリット・デメリット
e-Govとは簡単に言えば、何か公の手続きをする際に、わざわざ役所に出向かなくても、インターネット上で24時間365日行うことができるというもの。面倒な手続きなども、オンライン上で完結できます。
一方で、必要な機器やソフトを揃える必要や操作手順を理解する必要がありますが、業務の効率化を考えれば、手間を差し引いても大きなメリットがもたらされると言ってよいでしょう。
準備と利用の流れ
e-Gov電子申請システムを利用するには、事前に必要な機器を揃え、所定の設定を行う必要があります。
例えばパソコンはWindows 7、Windows 8.1、Windows 10のいずれか、InternetExplorer11.0のブラウザでJava最新版が必要となり、さらには事前に電子証明書を取得しておく必要があります。
申請の方法と使い方
以前はe-Gov 電子申請を行う場合、案件を一件ずつ入力し送付するという作業を繰り返す必要があり、下手をすると紙の書類よりも手間がかかるという側面もありました。
しかし、現在は「一括申請」やその進化版と言える「APIを利用した申請」が可能になっており、そうしたソフトを利用することで、大量の申請もスムーズで効率的に行えるようになっています。
マイナンバー管理と電子申請
既にご存知の通り、マイナンバー制度を導入されたことで、雇用保険や社会保険に関する書類にも、記載が必要となりました。
そこで注目されているのが、電子申請への切り替えです。紙の書類での社外持ち出しや、書留郵便を使わなければならないコスト、万一の盗難や紛失といった問題やリスクを解消する方法として、電子申請は有効なのです。
e-Govのマイナンバー管理と電子申請について、詳しくはこちら
e-Govを利用した社会保険の方法、メリット、デメリット
e-govで対応できる社会保険の種類や手続き方法について、まとめています。
社員入社時や社員退社時、また社員情報や給与といったケースごとに異なる提出期限や提出先などを掲載していますので参考にしてください。さらに、e-Gov電子申請から社会保険手続きをするメリットについて、そのポイントを紹介しています。
e-Govを利用した社会保険の方法、メリット・デメリットについて詳しくはこちら
e-Govを利用した労働保険、雇用保険手続きの方法、メリット、デメリット
e-Govで電子申請できる労働保険・雇用保険手続きには、どのようなものがあるのでしょうか。
従業員が入社・退社したとき、あるいは労災が起きたときなど、さまざまなケースについてまとめています。
e-Govを利用した労働保険、雇用保険手続きの方法、メリット・デメリットについて詳しくはこちら
認証局と行政手数料について
電子申請を行なうには、認証局から電子認証を行なう法人を証明する「電子証明書」を発行してもらう必要があります。認証局が発行している電子証明書は、3ヶ月単位で証明期間が異なり、証明期間に応じて発行手数料が変わります。もちろん、発行手数料は電子認証登記所で27ヶ月/9,300円（※1 2022年11月調査時点）とそれほど高額ではありませんので、費用に関してそれほど心配する必要はありません。電子認証をする上で、必ず必要となる認証局と行政手数料について、詳しく解説します。
（※1）参照元：法務省／電子証明書取得のご案内（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00028.html）
e-Govの法令検索とは？
電子申請システムだけでなく、e-Govでは法律や法令の全文を検索・閲覧できるe-Gov法令検索を提供しています。
労務管理に必要となる法律の全文に目を通したい時などに、とても便利なこのシステム。法令は印刷・ダウンロードもできますので、仕事のさまざまなシーンで活用できます。マイナンバー管理や労務管理は、法律とも深く関わることが多い分野。担当者として、正しい法令をチェックしたいと思った時に、すぐに確認できるよう、一度どんなシステムなのか覗いてみるといいでしょう。
オンライン利用状況と義務化の動きをチェック
平成27年度時点における社会保険・労働保険（厚生労働）のオンライン利用率は8.9％（※2）という結果でした。
その存在が知られていないということや、導入の難しさなどが原因とされています。しかし、大企業は2020年から電子申請が義務化される方針ということもあり、後、e-Govなどによる電子申請を無視することはできなくなる可能性が考えられます。義務化される手続きについて、どのような書類がその対象となるのか、また、義務化に向けて必要な準備とは何があるのかをまとめました。
（※2）【PDF】参照元：総務省／改善促進手続のオンライン利用状況（https://www.soumu.go.jp/main_content/000455116.pdf）
e-Govでできることまとめ
e-Govを利用すれば、複数の窓口に申請・届出をしなければならない行政手続きを一括で完了させることができます。
e-Govに対応している申請・届出手続に関しては、あらかじめパッケージングされた「申請届出パック（グループパック）」を利用するのがおすすめ。
氏名や法人・団体の名称、部門の名称など複数の手続きで重複する基本情報は一度入力すればすべての手続きに反映されるので、二度手間を防ぐことができます。
複数名で連名して申請・届出を行う「連名申請」にも対応していますので、必要に応じて活用するとよいでしょう。
e-Govから申請・届出を行った手続きについてはいつでもe-Govの電子申請システムから状況紹介を行うことができます。
任意のIDやパスワードを活用すれば、事務処理状況や公文書等の有無を簡単に確認できるのもメリットのひとつでしょう。
e-Govの利用には動作確認環境を満たしたパソコンやJavaの準備、電子証明書の取得などいくつかの下準備をする必要がありますが、一度環境を整えてしまえば次回以降はスムーズに利用OK。
手描きで書類を作成し、窓口まで申請しに行く手間を考えれば時間も労力も大幅にカットできますのでメリットは大きいと言えるでしょう。
現代はマイナンバー制度の導入により、行政手続きにマイナンバーの記載が必要となりましたが、情報の流入などの問題が懸念されています。
e-Govなら社外への持ち出しや書留郵送による紛失・盗難のリスクが少ないため、ただ便利というだけでなく、安全に申請・届出を行う方法としてもおすすめです。
