労務管理システム比較ガイド社会保険・労働保険手続きシステム比較

社会保険・労働保険手続きシステム比較

本カテゴリーでは、社会保険・労働保険の帳票作成や申請などを行えるシステム5製品について、それぞれの機能・特徴や使いやすさ、費用などで比較検証していきたいと思います。

残業代の計算や有給取得・代休取得の状況などの勤怠管理。従業員のマイナンバーや住所管理。給与計算に労務手続きなど、人事担当者は日々膨大なデータを処理しなければなりません。1つでも間違いがあれば、給料の支払いや、法律遵守に支障をきたしてしまうからこそ、業務効率化とミスを防ぐために労務管理システムをフル活用したいところ。
それぞれの管理システムは、相互に関係し合います。そのため、新しいシステムを導入する際には、勤怠管理システムや労務手続きシステム、給与計算システム、マイナンバー管理システムそれぞれの連携も確認するかをしっかりチェックしておきましょう。

また、システムの特徴によって、業務の流れにも大きな影響を及ぼします。
例えば、勤怠管理システムを例にとって考えてみましょう。ほとんどの従業員がタイムカードで勤怠管理すればいい会社もあれば、みなし労働なども多い営業マンとパートさんなど多様な働き方をする会社もあります。それぞれの会社のワークスタイルにあった勤怠管理システムが整備されているかはまずチェックしたいところ。
また、タイムカードをパソコンからしか打てないシステムもあれば、スマホやタブレット、ICカードなど複数のツールで打刻できるものもあります。加えて、勤怠管理は給与計算システムにも直結しますから、今使っているシステムと連携していなければ、システム総入れ替えなども検討しなければなりませんよね。
勤怠管理システム1つとっても、チェックしなければならないポイントはたくさんあります。それぞれのシステムの特徴をきちんと理解して、最適なシステムを選ぶようにしましょう。

社会保険・労働保険のシステム製品を一覧比較

便利なメンテナンスフリーのクラウド型社労保険手続きシステムをピックアップしました。比較したのは「電子申請に対応しているか」「データの自動機能があるか」「対応している帳票種類」と「月額費用」です。
選ぶならば、電子申請対応していることが大きなポイント。さらに適正コストで、自動入力機能があるなど、使い勝手のよいものを選びましょう。

ひと口に社労保険手続きシステムといっても、機能やコストに大きな違いがあることが分かります。コストパフォーマンスで群を抜いているのは「オフィスステーション」。長年にわたり、バックオフィス向けのバックアップサービスを提供してきた会社が手掛けたシステムだけあって、使い勝手のよい機能を低コストで備えています。

その他、コスト面では「jinjer労務」「SmartHR」と続きます。一方、月額50,000円の「ワーククラウド」は、勤怠管理、給与計算といった機能も実装されたシステムとなっています。それぞれ、詳しい機能特徴をチェックしてみましょう。

社労保険手続きシステムを詳しくチェック

オフィスステーション

オフィスステーションHP画像
引用元:オフィスステーション
(https://www.officestation.jp/)

業務に慣れていない担当者でも、直感的に操作できる設計・デザインを実装。手続きに必要なデータを自動入力&更新できるほか、スマホに対応しており、必要な確認書類は従業員がカメラで撮影して送ることができるなど、利便性を高める機能も充実しています。

システムのポイント

  • 業界最安水準のコストで業務効率化を追求
  • 業務の知識経験がなくても簡単・便利に使える設計
  • マイナンバー管理システムにも完全対応

どういった企業に向いているのか

シンプルな操作性なので、誰でも簡単に申請手続きができるシステムです。パソコンやスマホから入力でき、電子申請や申請書類の自動作成もできるため、従業員数が多い企業でも労務管理業務が軽減できます。導入企業には大手介護事業者などがあり、外勤が多い従業員を抱える企業にも向いています。

基本情報

月額 900円〜
無料トライアルの有無 有(30日間)
帳票種類 90種類以上

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SmartHR

SmartHRHP画像
引用元:SmartHR
(https://smarthr.jp/)

入退社をはじめ、年末調整などの手続きも自動化できる機能を搭載。手続きの流れが一目でわかるToDoがある点も特徴的。従業員の情報は、従業員自ら、マイページに情報を登録することができるので便利。

システムのポイント

  • 手続きの流れが一目でわかるToDoリストを搭載
  • 従業員自ら住所変更や不要追加申請ができる
  • CSVを取り込むだけで給与明細を配布可能

どういった企業に向いているのか

人事労務業務を効率化させられるため、人事担当者が少ない企業にも向いているシステムです。大手IT企業や、ベンチャー企業も多く導入しています。とにかく労務業務を効率化させたい企業。Web上で労務管理できるため、ペーパーレス化を進めたい企業や、リモートワークなどの多い企業にも向いています。

基本情報

月額 要問合せ(10人以内なら0円)
無料トライアルの有無 有(15日間)
帳票種類 約20種類

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社労夢 Company Edition Lite

社労務HP画像
引用元:社労夢 Company Edition Lite
(https://www.mks.jp/sce/)

社労士事務所向けシステムとして進化・発展させてきたものを、企業向けにカスタマイズしたシステム。Excelの取り扱い程度のパソコンスキルは必要になっています。電子申請に特化した機能を搭載しており、社会保険、労働保険、雇用保険、労災給付それぞれに対応。

システムのポイント

  • 社労士向けのシステムを、一般企業向けにカスタマイズ
  • 電子申請に特化した機能を完備

どういった企業に向いているのか

クラウドでもオンプレミスでも使用できるシステムなので、今まで紙ベースで行なっていた基本的な人事労務業務をシステム化させたい企業に向いています。ある程度のPCスキルは求められるため、ある程度人事労務管理をやってきた社員がいる企業であればスムーズに導入できるでしょう。導入企業は大手も多く、金融系から小売・卸売企業・航空業・医療・福祉・運輸・人材サービスまで幅広い導入実績を誇ります。

基本情報

月額 要問合わせ
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 約50種類

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jinjer労務

jinjer労務HP画像
引用元:jinjer労務
(https://hcm-jinjer.com/service/roumu/)

採用支援や人材紹介、人材派遣などを手掛ける株式会社ネオキャリアの製品。「人事領域のデータを横断的にマネジメントできるプラットフォーム」として開発され、社労手続きを自動化する「労務管理システム」ほか、勤怠管理、採用管理システムなどを提供しています。

システムのポイント

  • TpDoリストで手続きにおける進捗業務を可視化
  • 従業員がマイページからデータ入力可能

どういった企業に向いているのか

オンラインで社会保険申請などができるため、とにかく管理部の仕事を効率化させたい企業に向いています。
オンライン上で入退社の手続きも完結させられるため、従業員数が多い企業でも導入メリットは大。従業員一人あたりの導入コストも業界最安値を誇りますので、従業員数が多い企業でもおすすめと言えるでしょう。製造業からwebサービス業、小売業など導入企業の業種も幅広くなっています。

基本情報

月額 1ユーザー300円
無料トライアルの有無
帳票種類 不明

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ワーククラウド

ワーククラウドHP画像
引用元:ワーククラウド
(https://workcloud.jp/)

「人事業務の効率化」をコンセプトに、社会・労働保険手続きを含めた業務をシームレスに一本化するシステムで、勤怠管理、就業管理、経費管理、給与計算、人事管理といった機能も実装。社労手続きに関しては、算定基礎届の作成や、入社・退職手続きの各種様式作成に対応。

システムのポイント

  • 社労手続きを含め人事管理や給与計算機能も実装
  • 社労手続きや算定基礎届の作成を自動化(e-Gov非対応)

どういった企業に向いているのか

勤怠管理からマイナンバーアンリ、年末調整、社会保険手続きまでシームレスで管理できるワーククラウド。労務管理システムを刷新したいと考えている企業にとっては、有力な検討候補に上がるシステムかもしれません。保険料率や法律、税率などは毎年変わる可能性があります。ワーククラウドは、改正内容を自動アップデートしてくれるため、こうした改正に苦労していた企業には導入メリット大です。社員が簡単に使えるシステムを探している企業にもおすすめです。

基本情報

月額 要問合わせ
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 不明

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AMANO TimePro-NX

AMANOHP画像
引用元:AMANO TimePro-NX
(https://www.tis.amano.co.jp/product/personnel-affairs/timepro-nx/)

AMANO TimePro-NXは、使いやすさに定評のある労務管理システムです。動画ヘルプ機能やナビ機能などの機能が充実しているほか、さまざまな業務形態にも対応できるため、ワークワイフバランス支援性も高いことが特徴です。

標準装備された基本機能に加え、アドオン、オプション機能も豊富。自社のニーズに則した機能を選択することができます。システム運用上発生した疑問や質問、各種要望などの「困った」にはサポートセンターが一括で対応。ワンストップで引き受けてくれるので、無用なやりとりも必要ありません。

システムのポイント

  • 就業・給与ソリューションに人事情報登録、検索機能を標準搭載
  • マイナンバーなどの最新法令にも対応可能

どういった企業に向いているのか

使い方のナビ機能も充実し、介護休業や育児休業などの対応もバッチリのこちらのシステム。ワークライフバランスを推奨する企業や、社員の多様な働き方支援を積極的に行いたい企業にとっては、導入しやすいシステムと言えます。

基本情報

月額 要問合わせ
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 不明

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HUE HR Core労務管理

HUE HR CoreHP画像
引用元:HUE HR Core労務管理
(http://www.worksap.co.jp/products/lineup/HR_Suite/)

グループ会社を股にかける広域的な人事情報を一元管理できるのが、HUE HR Core労務管理の特徴。従業員の健康管理日本の会社特有の人事業務にも対応しています。

人事システムによる人事案サポート機能や、組織改編をフォローするコラボレーション機能も搭載。また、人事業務に特化したUIであるため、気の遠くなるような入力作業も軽減されます。

※現在は「ワークスヒューマンインテリジェンス」に名称が変わっているようです(2019年10月)。

システムのポイント

  • 技能資格から健康診断結果まで網羅する、幅広い人事情データベースを提供
  • スマホ、タブレットからも操作可能なモバイル対応

どういった企業に向いているのか

グループ企業が多い大手企業向けに、パッケージシェア率ナンバーワンを誇るこちらのシステム。機械学習で使いやすさをアップデートさせてきたシステムのため、導入後もスムーズに使い始められます。実際、グループ企業を多く抱える企業も多く導入しています。大手企業向けのERPパッケージではシェア率過半数を実現している企業なだけあって、システムの安定感も抜群です。

基本情報

月額 要問合わせ
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 不明。ただし、不動産支払調書や各種プルーフリストなどにも対応しているため、種類は豊富

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Bizer労務管理

BizerHP画像
引用元:Bizer労務管理
(https://bizer.jp/)

Bizer労務管理は、めんどうで負担の大きいバックオフィス業務をまとめて管理できることが特徴の、労務管理システムです。ToDoリストでわかりやすく、労務管理システムに慣れていない担当者でも容易に使いこなすことができるのも魅力。

社会労務士や税理士などの専門家に相談できたり、対応を代行してもらったりすることもできるなど、かしこく運用すれば業務負担を大きく軽減できるサービスとなっています。

システムのポイント

  • バックオフィス関連情報はクラウドで管理し、関係者に共有できる
  • 困ったことがあれば、その分野の専門家にオンラインで相談可能。24時間以内に回答

どういった企業に向いているのか

オンラインで社会労務士や税理士に相談できるサービスも提供しているBizer労務管理。企業化させて間も無く、労務担当者もまだ慣れていないというような、スタートアップ直後の企業にとっても、導入メリットが大きいシステムです。クラウドで関係者にバックオフィス業務も共有できるため業務フローを改善したい企業にもおすすめです。

基本情報

月額 2,980円
無料トライアルの有無 有(30日間)
帳票種類 不明

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HuRAid勤怠分析

huraidHP画像
引用元:HuRAid勤怠分析
(http://huraid.co.jp/)

HuRAid勤怠分析は、従業員1人ひとりの勤怠状況を独自に肺活したAIが分析することが特徴の労務管理システム。

なかでもHuRAid勤怠分析の強みといえるのが、退職・休職リスク予測機能でしょう。出退勤時間などの情報から~数万もの影響因子を分析し、4か月後の退職確率を高精度に予測するシステムです。これらの分析を活用し、的確に労働環境を改善することができます。

システムのポイント

  • 勤怠情報をアップロードし、どの部門のどの従業員に負荷がかかっているかを明らかに
  • ストレスチェック、ランキング機能などで潜在化する情報を可視化

どういった企業に向いているのか

退職や休職リスクが予測できるAI機能を搭載した画期的なシステムのため、従業員の勤務状況を把握し、労働環境の改善を常に図っていきたいと考えている企業には旨味の大きいシステムです。また、従業員の働きやすさを整備することに取り組んでいる、とアピールする要素としても使えます。

基本情報

月額 要問合わせ
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 不明

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社保労務ASP

huraidHP画像
引用元:社保労務ASP
(https://www.shalf.jp/sharoushi_system/)

「シャロット」「イージア」「キュール」といった、日本シャルフの労務管理システムのすべてを利用できる、パッケージが社労法務ASPです。

給与計算から社会保険・雇用保険業務、労務保険別請求などを1つのサービスで対応できるので、はじめての労務管理システム導入には最適。中小規模事業所向けと中大規模事業所向けの2つプランを用意しています。

システムのポイント

  • 電子申請にも対応した各種社会保険業務効率化機能「シャロット」を利用できる
  • 顧問先への報酬請求書の自動作成ができる

どういった企業に向いているのか

日本シャルフの労務管理システムとの連携ができるため、すでに日本シャルフの労務管理システムを使用している企業はぜひ検討したいシステムです。中小規模から大規模事業所まで、企業規模にあったプランが用意されているので、自社にあったシステムを選べる点も特徴です。

基本情報

月額 16,000円〜
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 不明

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ARDIO労務管理

ARDIOHP画像
引用元:ARDIO労務管理
(https://www.melb.co.jp/ardio/)

ARDIOは、三菱電機ビジネスシステムの労務管理システム。1973年のリリース以来、蓄積されたノウハウがつぶさに反映されているため、使い勝手のよさや連携性の高さに定評があります。

また、Oracle Databaseを利用しているためシステムの信頼性も高く、大規模LANへの対応も問題ありません。セキュリティ面も充実しており、安全性の高さもロングセラーの理由のひとつです。

システムのポイント

  • 厚労省の電子申請システムとの連携機能
  • 事業所・個人マスタ、外部データとの給与・勤怠・月変・算定などのデータ連携が可能

どういった企業に向いているのか

社会保険労務士事務所などでも導入されているシステムなだけあって、システムの充実度は抜群です。セキュリティシステムなどの開発も企業のニーズに合わせて相談できるため、自社に本当にあった労務管理システムを導入したい。今使っているシステムの使いにくいポイントを改善させたいという場合にもおすすめです。

基本情報

月額 要問合わせ
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 15種類以上

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Gozal(ゴザル)労務管理

GozalHP画像
引用元:Gozal労務管理
(https://gozal.cc/)

「シャロット」「イージア」「キュール」といった、日本シャルフの労務管理システムのすべてを利用できる、パッケージが社労法務ASPです。

給与計算から社会保険・雇用保険業務、労務保険別請求などを1つのサービスで対応できるので、はじめての労務管理システム導入には最適。中小規模事業所向けと中大規模事業所向けの2つプランを用意しています。

システムのポイント

  • 電子申請にも対応した各種社会保険業務効率化機能「シャロット」を利用できる
  • 顧問先への報酬請求書の自動作成ができる

どういった企業に向いているのか

給与計算式が自由に設定できたり、いろいろな勤怠ルールに合わせた勤怠管理ができるなど自由度の高いGozal労務管理。労務管理が苦手な担当者でも、専門スタッフが24時間のサポート体制を敷いているため、安心して導入できます。スタートアップ企業向けに、従業員5名までなら無料のプランも用意されています。

基本情報

月額 590円〜
無料トライアルの有無
帳票種類 不明

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ZeeM労務管理

ZeeHP画像
引用元:ZeeM労務管理
(https://www.zeem.jp/products/human-payroll/)

ZeeMは、経理部門、人事部門の業務を効率化・支援する労務管理業務パッケージ。

長時間労働是正対策、是正勧告対策、ワークライフバランス対策といった、企業が求められる喫緊の課題に対するリスクマネジメントをサポートする機能に特化している点が特徴です。操作は表計算ソフト感覚でできるため誰でも使いやすいうえ、画面が見やすいよう工夫もされています。

システムのポイント

  • 各種スケジュール登録で、月間勤務スケジュール作成や日別勤務スケジュール作成ができる
  • 休暇管理機能で、年休データ管理、年休データ取得・履歴一覧、休暇取得状況確認ができる

どういった企業に向いているのか

残業問題や、社員の長時間労働など労務のリスクマネジメントに取り組みたいと考える企業にオススメのシステムです。導入実績数も豊富で、人事と給与が完全に統合しているため、管理も楽チン。人事統計資料なども作成支援があるため、経営報告資料の作成が多い大手企業にもおすすめです。

基本情報

月額 要問合わせ
無料トライアルの有無 要問合わせ
帳票種類 5種類以上

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ジョブカン労務管理

ジョブカン労務管理HP画像
引用元:ジョブカン労務管理
(https://lms.jobcan.ne.jp/)

労務管理を自動化することによって業務効率化を目指すシステムであるジョブカン労務管理。ジョブカン労務管理が大切にしているのは、手続きの自動化と効率化・情報の一元管理・高セキュリティの3点。使いやすさにこだわった設計のため業種や企業形態を問わずに導入可能であり、幅広い企業に愛されています。その証に、シリーズ累計の導入実績はなんと60,000社以上(2019年9月現在)!導入・運用のサポート体制が充実していることから、初めて労務管理システムを導入するという企業でも安心です。

システムのポイント

  • 企業の業種や形態を問わずに導入可能
  • 1ユーザー単位の明確な料金プラン
  • 30日間の無料トライアルあり

どういった企業に向いているのか

ジョブカン労務管理は大企業から零細企業まで、どんな業種の企業でも使いやすいことが魅力のシステムです。導入実績も多いことから各企業の規模や業種に合ったサポートも可能なうえ、30日間の無料トライアルで自社に合っているかをきちんと確かめてから導入することもできます。

基本情報

月額 1ユーザー400円
無料トライアルの有無 有(30日間)
帳票種類 公式HPに記載なし

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そのほかの労務管理システム

サイレコ(sai*reco)

サイレコは株式会社アクティブアンドカンパニーが提供している、クラウド型の労務管理システムです。BMW・LVMHファッション・グループ・ジャパン株式会社・株式会社エムエム総研をはじめ、多くの企業で導入されています。直感的な操作とわかりやすいインターフェイスが特徴的な労務管理システムです。

楽楽労務

楽楽労務管理は、株式会社クラスが開発している労務管理システムです。楽楽労務管理意外にも、便利なクラウド型システムを展開。株式会社クラス独自のシステムを取り入れ、使いやすくて利便性の高いソフト開発をしています。

ARROW

ARROWは株式会社S&Aが開発をしている労務管理システムです。外部提携ではなく、クラウド上で一元管理ができるため、出社しなくてもスマートフォンから確認が可能。出張先でもデータをチェックできる利便性の高く、業種を問わず導入されています。

リシテア

リシテアは株式会社日立ソリューションズが開発している労務管理システムです。AI活用のノウハウと人事労務の深い知見を駆使した機能性の高さに注目。1994年に開発されて依頼、数多くの企業に選ばれ続けています。

e-就業OasiS

e-就業OasiSは株式会社ニッポンダイナミックシステムズが開発している労務管理システムです。導入企業に合わせて、多彩なメニューで労務管理から工数管理まで実現。バランスよく休日がとれるように管理ができるのも魅力的なシステムです。

労務管理システムで効率化!
労務担当者の業務内容と1年間の流れ

労務管理を行う目的は、企業の利益の向上や生産性の向上を図るためです。 そんな労務管理は、システムを用いることで効率化が可能になるのです。ここでは、社会保険・労働保険業務の1年間の流れと作業内容をご説明していきます。

労務管理システムでどれくらい業務が効率化できる?

では、実際に労務管理システムを導入した場合、未導入の場合と比べどのくらい業務が効率化されるのでしょうか? 1年間の作業スケジュールの一部を追っていきながら比較していきましょう。

4月 新入社員の社会保険、労働保険(労災保険、雇用保険等)の資格取得手続き
システム未導入 保険の種類により、新入社員の入社5日~翌月10日までに手続きを行う必要があり、必要書類を健康保険組合・厚生年金基金、年金事務所に提出する。各役所まで用紙を取りに行く必要がある。
システム導入後 クラウド上で社会保険及び労働保険の資格取得手続きに必要な用紙がダウンロードできる他、パソコンで簡単・キレイに作成できる。電子申請に対応している書類もあるため、役所に出向く手間が省ける。
6月 労働保険の年度更新手続き
システム未導入 全ての従業員の前年度の資金台帳を用意し、労災保険と雇用保険の対象になる従業員数と賃金の総額を割出、確定保険料算定基礎賃金集計表を提出、保険料の納付を労働局または労働基準監督署で行う。
システム導入後 労働保険の年度更新で必要な保険料の計算、申告書の作成が自動で行える。電子申請、納付もオンライン上で可能なため、労働局などに出向く必要もない。
12月 賞与支払い、健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届の提出
システム未導入 賞与支給後5日以内に被保険者賞与支払届により支給額を年金事務所に届け出る必要がある。郵送や窓口などでの申請には時間も手間もかかる。
システム導入後 被保険者賞与支払届の帳票をPDFで作成できる上、そのまま電子申請を行うことができる。
  年末調整業務
システム未導入 従業員に給与所得者の扶養控除等(異動)申告書などの書類を提出してもらう必要がある。それを元に所得控除や税額控除を算出し、年調年税額及び過不足額を計算、年内最後の給与明細とともに源泉徴収票の作成を行う。
システム導入後 従業員は画面上の情報を確認し、質問に回答するだけで必要事項が埋まり、申告データの作成が行える。計算が必要な箇所はすべて自動計算される。また、企業側は毎月の給与システムと連動させれば、手入力する必要がない。源泉徴収票も自動で作成できる。
1月 給与支払報告書の作成、提出
システム未導入 年末調整の後、従業員すべての個人別明細書及び給与支払報告書の作成を行い、従業員が住民登録している市区町村に提出を行わなければならない。書類作成には給与・賞与の支払金額や源泉徴収税額、各種控除の計算が必要。
システム導入後 専用用紙を用意する必要もなく、パソコンで書類の作成が簡単に行える。また、税率や保険料率は常に最新の状態になっているため、システム上で管理を行えば、自動で再計算される。

労務管理システムなら、毎月の業務も効率化される

労務管理システムを導入すれば、年に一度必要な書類の作成や提出の業務が効率化されるだけでなく、毎月の業務も効率化されます。

毎月労務担当者が行っている業務というのは、季節ごとの社会保険・労働保険業務に大きく関わってくるといえます。

例えば、このような内容です。

  • 給与支払日前:給与計算、給与明細作成
  • 毎月10日:源泉所得税、住民税の納付
  • 月末:社会保険料の納付
  • 不定期:入社・退職者の管理、残業時間・有給休暇の管理など

社会保険・労働保険業務に関わる一連の計算をすべてクラウド上で入力、管理しておけば、季節ごとの業務がさらに効率化できます。

労務業務(労務手続き、社保手続き)で抱えるお悩み

【A社の場合】「労務手続きを内製化しているので何とかしたい」

労務手続きを自社で対応しているため、担当者が膨大な入力作業・管理業務などに追われてしまっている。全従業員分の労務手続きとなるとさすがに手に負えない。

会社の成長にあわせて、どうしてもバックオフィス業務の担当者が足りなくなってしまい、ますます負荷がかかる悪循環に。本当に負担が軽くなるのかわからないし、コスト面の不安からも労務管理システム導入には二の足を踏んでいる状態。

【B社の場合】「従業員数が多くて毎月の労務管理が大変」

1,500人以上の従業員を抱え、ただでさえ労務管理が大変なのに、入退社する従業員もいるのでけっこう負担が大きい。1人や2人ならともかく、毎月10人以上の入退社があるので正直、きつい。

しかも人手をかければかけるほど、情報が途中で止まったり伝達ミスしたりして、効率も悪い。や人事労務業務に膨大な時間を要してしまっているので、生産性が著しく低いのも問題。本当に、何とかしなければと考えているところ。

【C社の場合】「本社・支社間のやりとりが負荷に」

本社と支社がかなり離れているので、書類のやりとりで齟齬をきたすときがある。とくに、労務関連の情報は重要かつ、慎重にあつかわなければいけないので負担が大きい。

もともと、専任の労務担当者がおらず、役員と社労士で対応していたが限界がきて専任従業員を雇用することに。それでも書類作成や手続きなどで時間をとられ、業務が捗らないのが悩みのタネ。根本的に解決したいのだが…。

【D社の場合】「複数名での労務人事がアダに」

うちの労務人事は、複数名の従業員が担当している。しかし、かかわる人数が増えれば増えるほど、社員間のやりとりも増えて作業量も増えてしまうという結果に。

各人、そこに社労士との書類送付のやりとりも発生するため、非常にムダの多い状態になってしまっている。1つの事案に郵送が2度、3度挟まると、正直、相当なロス。なんとか労務人事業務の効率化、一元化をはかりたいが、何かいい手はないものか…。

【E社の場合】「経験の少ない従業員が労務を担当している」

あまり労務担当経験の少ない従業員に任せているが、やはり効率が悪い。はじめての書類や手続きがあると、そのたびに業務が大幅にストップしてしまう。

人材育成するにも時間がかかるし、研修に参加させれば費用もかかる。かといって経験豊富な従業員を雇うと、年間数百万円の人件費がかかるので逡巡しているところ。やはり、労務管理システムを導入したほうが、ローコストなのだろうか…。

【F社の場合】「Excelでデータを管理・運用しているが限界に」

会社を立ち上げたときから労務管理はExcelだったので、従業員が増えてきたいまもそのまま使っている。でも機能的に、さすがにもう限界。入力や情報の一元化など、他社と比べると作業効率が格段に劣ってしまう。

担当者の負担もかなり大きく、毎月、疲弊していくのが目に見えてわかる。いま辞められても困るし、このままでも困る。なんとか起死回生の一手を打ちたいのだが。

【G社の場合】「給与明細の印刷・手渡しが負担に」

わが社は、給与明細は昔ながらの印刷・手渡し方式。以前は当たり前のことだったが、デジタル化が進んだ現在では、毎月毎月、1人ひとりの明細を印刷して封入し、直接手渡しするのは明らかに時間のムダ。

コスト的にも意外と負担になっている。だからといって、電子交付するには従業員からの同意もいるようでだし、それはそれで面倒くさそう。結局、どうするのがいいのか悩んでいるところ。

【H社の場合】「労務手続きがとにかく煩わしい」

労務手続きの必要があるたびに、ハローワークや年金事務所に足を運ぶのが面倒だし、非効率。とくに、年度末などはいつも長蛇の列で、並ぶだけでも辟易してしまう。それも近所にあればまだいいが、離れているので交通費も毎度毎度のバカにならない。

お役所に行かずに、瞬時に労務手続きをすませられれば、業務効率も大幅にあがってうれしいのだけれど。

労務業務をシステム導入で効率化できること

労務管理システムを導入することで、どのようなことが可能になるのでしょうか。少し詳しく見ていきましょう。

まず、労務管理システムの基本的な機能としてあげられるのが、「情報収集機能」です。それもPCや寸土から従業員自らが入力するので、担当者が入力する必要はなく、労せず簡単に情報を収集することができます。

「電子申請機能」により、e-Gov電子申請できるため役所に出向いたり郵送したりする必要もありません。届け出書類の「簡単作成機能」もあり、電子申請そのものも楽々。手書きや手入力して持参・郵送するのと比べ、大きく業務負荷が軽減されます。「申請データ管理機能」で、e-Gov受付状況やこれまでのデータをひと目で確認することもできます。

そして「データベース機能」も有していて、情報は一元化管理。あちこちに問い合わせたり調べたりすることもなくなるうえ、「自動入力・データ更新機能」で手続きに必要なデータを自動で入力してくれたり、データに変更があればオートで更新されたりするなど、まさに至れり尽くせり。

最近は「マイナンバー機能」も搭載しているので、重要な個人情報をセキュリティの高いシステムのなかで保管・運用できるのも安心ポイントでしょう。通信データとサーバーの情報は、高度な暗号化をされているので、情報漏洩や不正アクセス・利用のリスクが低減されるのも、自社対応では難しい点です。

多くの労務管理システムはクラウド型なので、労務関連や個人情報関連などの法改正があっても、システム運営側で随時対応・反映可能。常に最新バージョンのものを利用することができます。

また、自社や各部署の雇用形態、運用形態にあわせて設定をかえられるため、利用者のニーズに応じたカスタマイズもOK。

「労務管理システムを導入するのははじめて」というケースでも、「ToDoリスト機能」や「アラート機能」などの便利機能が搭載されているので、心配ありません。誰でも簡単に使いこなせるよう、工夫されています。

それでもうまく運用できるか不安な場合は、電話・メール相談や各種サポートなど、フォロー体制が充実しているサービスを選ぶようにしてください。

もちろん、運営会社やサービスによって多少の差異はありますが、おおよそ、労務管理システムではこのような機能が搭載されていると考えておいていいのではないでしょうか。

参考までに、上記の「労務業務で抱えるお悩み」の解決に役立つ機能・システムも、それぞれあげておきましょう。

【A社の場合】「労務手続きを内製化しているので何とかしたい」

⇒労務管理機能:書類の自動生成、役所へのweb申請、マイナンバー収集・管理などにも対応し、労務に費やす時間を大幅に圧縮

【B社の場合】「従業員数が多くて毎月の労務管理が大変」

⇒入力機能:従業員がそれぞれ自分で必要なデータを入力するため、まとめていっぺんに情報を回収できる。担当者が入力する必要もなし

【C社の場合】「本社・支社間のやりとりが負荷に」

⇒収集機能:オンラインで各書類や従業員情報を収集できるので、郵送・FAXは不要。各自、スマホからも操作でき、本社の負担が減る

【D社の場合】「複数名での労務人事がアダに」

⇒人事労務コラボレーションツール:社労士も含めて複数名で同時ログインしたり、閲覧・編集・権限などをカスタマイズできたりする

【E社の場合】「経験の少ない従業員が労務を担当している」

⇒ToDoリスト、書類作成機能:毎月やるべきことを知らせてくれるほか、誰でも簡単に書類作成ができる

【F社の場合】「Excelでデータを管理・運用しているが限界に」

⇒従業員データベース:手続きに使ったデータが自動反映され、更新漏れもなく一元化できる

【G社の場合】「給与明細の印刷・手渡しが負担に」

⇒CSVデータ取込機能:システム上、従業員の同意も自然な流れで取得できる

【H社の場合】「労務手続きがとにかく煩わしい」

⇒役所へのweb申請機能:30秒もあれば会社のデスクから申請することができるように