労務管理システム比較ガイド！目的別で選ぶ！

労務管理システムの導入メリット

書類作成の効率が向上

紙ベースで労務管理しているときは、従業員に紙を配布して記入してもらい、そのあとには紙の回収が必要です。チェックをして記入ミスがある場合は、書類を送り直して再提出してもらわなければなりません。

労務管理システムを導入すれば、従業員は直接システムに入力するので、これまで配布や回収でかかっていた時間を削減できます。情報がデータ化されていることによって、転記でかかる手間や写し間違いもなくなります。

管理が楽になる

労務管理の担当者は、書類の進捗状況をシステム上でチェックできるので、作成者への確認作業がスムーズに行えます。また、必要書類の保管はシステムで行っているので、確認したい書類があるときは検索すればすぐに出てきます。分厚い書類ファイルの中から、書類を探し出すような煩わしさがありません。

従業員が多い企業や全国の営業所や支店とのやり取りが多い企業ほど、労務管理システムによる大きな恩恵が見込めます。

従業員の負担も減る

従業員はパソコンやスマートフォンを使ってシステムに入力できるようになり、書類の到着を待ったり送ったりすることに時間をかける必要がなくなります。記入ミスがあったときは、空き時間を使ってシステム上で修正することも可能です。また、字のクセで内容が読み間違えられる心配もありません。

わかりやすいシステムを導入した場合は、従業員は質問をしないで書類が完成できるので、双方にとってプラスとなります。

役所への書類提出がスピーディー

労務管理システムの導入で電子申請が行えれば、役所に書類を提出する手間を削減することができます。役所の書類提出には、外出や提出の待ち時間で多くの時間がかかりますが、これらがなくなるので大幅な業務効率化が期待できます。

書類の提出期限が迫っていてもすぐに提出できるのに加えて、万が一記入ミスがあってもシステム上で修正対応すれば問題ありません。

労務管理システムの導入デメリット

システムごとで機能に違いがある

さまざまな企業が労務管理システムを手がけていますが、対応している業務範囲は同じではありません。労務管理システムごとで、使用できる機能やサービスが異なります。また、勤怠管理や給与計算などですでにシステムを導入している場合は、それらと連携が取れるかのチェックも行った方がよいでしょう。

役所への書類提出でかかる時間の削減を考えている場合は、電子申請に対応している書類数も要チェックです。よく調べないで労務管理システムを導入すると、業務の効率化に上手くつながらない恐れがあります。

紙ベースにはないトラブルの発生

クラウド型の労務管理システムは、インターネットを通してサービスを利用する仕組みです。ネットワーク環境のセキュリティが脆弱な場合は、機密情報が漏洩してしまうリスクがあります。

また、従業員が多い会社では、システムにアクセスが集中することも気にしておかなくてはいけません。ネットワーク環境によっては、データ処理に時間がかかってスムーズに操作できなくなる可能性があります。

IT機器に不慣れな従業員が苦戦する恐れあり

労務管理システムに慣れると、多くの人が紙ベースよりも効率よく書類作成が行えるようになります。その一方で、パソコンやスマートフォンの操作に難がある方の場合は、紙での書類作成よりも結果として時間がかかってしまうことがあります。

人の手助けなしに労務管理システムで書類作成が行えない従業員が出てきた場合は、フォローに時間を割くことになるかもしれません。

サポートの質が良くないと業務が遅れる

労務管理システムには、利用者の質問に対応するためのサポート体制が用意されています。書類によっては期限が設けられていることもあるので、質問時のレスポンスが良さはシステムを選ぶときの重要なポイントです。回答が早ければいざというときに助かりますが、そうでなければ作業がストップしてしまうかもしれません。

労務管理システムを導入するときは、サポート内容や対応日時の確認もしっかりと行うようにしましょう。

労務管理システムの主な機能

入退社の手続き

入退社で発生する手続きには、社会保険や雇用保険関連の書類、雇用契約書などがあります。労務管理システムでは、これらの書類の作成と関係機関の提出が可能です。

従業員情報の管理

従業員の住所変更や扶養家族の追加・削除などの情報管理が行えます。ほかには、マイナンバーの管理にも対応しています。

年末調整の手続き

年末調整に必要な書類は、給与支払報告書、源泉徴収票、所得税徴収高計算書などです。労務管理システムを導入すると、これらの書類を自動で作成できます。

電子申請

役所や年金事務所などに行かずに、システム上で手続きを完了させることができます。電子申請を検討している方は、労務管理システムが必要な書類に対応しているかの確認を忘れずに行いましょう。

労務管理システムが必要とされる背景とは

労務管理システムとは、従業員1人ひとりの社会健康保険や勤怠管理や従業員情報などのすべての労務管理をオンラインにてシステム化したものです。また、労務管理システムは、給料計算から年末調整までできるものもあり、毎月の給料明細や源泉徴収票などを紙ベースで出力することもできます。

さらに、従業員の入退社情報についても管理できますので、在籍している従業員の家族情報から性格まで管理することができるのです。労務管理システムは、すべての労務管理がWEB上で入力できて、クラウドにて一元管理ができるため、労務担当者及び社内管理者にとっても労務管理情報がひと目で見ることができ、さらに効率化も図れます。

また、労務管理システムは、だんだんと厳しくなっていく労働基準法などに対応していくためにも重要なツールになります。勤務時間の削減や年次有給休暇の取得などがいわれている現在では、従業員の情報がすぐにわかる労務管理システムが必要とされているのです。

労務管理システムの正しい選び方

労務手続き・勤怠管理・給与計算・マイナンバー管理システムがついたものを党務管理システムです。

入退社や結婚に引っ越しなど、社員のライフイベントが変わるたびに発生する労務手続き。大きな手間とコストがかかるため、これを簡単にできるもの。

勤務形態や休日休暇などの自社の就業規則員無理なく対応できるシステムであることや、給与計算も正確に行われること、マイナンバーをきちんとシステム管理が出来るものを選ぶようにしましょう。

1.導入費用・ランニングコストはどれぐらい

労務管理システムは、自社開発型とクラウド型の2つがあります。情報の機密性が高いのと、情報を会社の外に出すことに関して厳しい制約がある場合は、自社開発型が向いています。手軽に導入をしたい場合はクラウド型が適しています。

多くの企業はクラウド型を利用しており、ランニングコストはかかってしまいますが、多くの場合、導入費用はほとんどかかりません。自社開発型は初期費用によって大きく異なりますが、6桁以上の金額がかかってしまう事もあります。

クラウド型の場合は、初期にかかる費用は打刻機器のみでシステムに関しては、初期費用無料のシステムは少なくはありません。月々にかかる費用も無料で、1ユーザーあたり150円ほどのサービス料です。

利用人数の制限があったり、限られた機能しか使えなかったりする場合もありますが、スペックや機能が適正なものは1ユーザー当たり300円程度が一般的になります。他にもクラウド型の場合、何人か纏めていくらというものもあります。

2.機能・使いやすさはどうか

労務管理システムやマイナンバー管理システムを導入する際、まずは使いやすいかどうかです。出勤時間や退社時間をもっと簡単に管理をすることが出来るか、給与計算に必要な情報を収集するものです。

原則として使用者が従業員の労務時間を把握する義務がありますが、使用者自らがむずかしいばあい、タイムカードやICカードを活用し、もっと簡単に把握することが出来るようになります。

クラウド型の場合、インターネット上ですべて管理をすることが出来ます。サーバー運用の負担もなく、ソフトウェアのアップデートの手間や更新料を必要としません。

こういった管理システムは、導入することで最も重要なのは、従業員が簡単に操作することが出来て、無理のない運用を行えるかどうかです。従業員目線で使いやすいことで、何かあった後も担当者への問い合わせ件数も少なくなるからです。導入した後、きちんとマニュアルがあるかどうか、マニュアル内容もわかりやすいものか、難しい操作や画面がないか確認をしましょう。

3.セキュリティ対策は万全か

労務管理システムを利用するうえで気になるのはセキュリティです。個人の出退勤の管理や給与情報など様々な情報を管理するのが、労務管理システムです。

クラウド型のサービスを利用する場合、システムの保守体制がきちんと組まれているものか、必ず確認をするようにしましょう。

OSやアプリケーションのアップデートは適用され常に最新の状態か、サーバーやネットワークが多重化されているものか、データは自動的にアップデートされ、ネットワーク通信が暗号化されているものであること。

また外部からのウイルスを防ぐために、ウイルスやマルウェア観戦へも対策が取られており、データセンターのセキュリティ対策は取られているものか。これらのセキュリティ対策がきちんと取られており、マイナンバー制度がきちんと導入されているものを選ぶようにしましょう。

さらに万が一停電など予期せぬ事態が起こった後も、データセンターも予備電源は確保されているものかどうかを選びましょう。

4.自社サーバーの有無

サーバーにはオンプレ型とクラウド型の2種類があります。オンプレ型とは、自社の業務に合わせた専用システムを開発して構築する場合に採用される形式のものをオンプレ型と言います。

オンプレとは正式にはオンプレミス型と言い、サーバーを自社で購入する必要がありますが、システムの仕様に制限がないのが特徴です。クラウド型は、すでに稼働しているシステムネットにインターネット回線で接続し、利用するサービスのことを言います。

ここ数年で爆発的にクラウド型サービスが増加し、今ほとんどの企業がクラウド型サービスを利用しています。以前はASPやSaaS/PaaSとも呼ばれていました。クラウド型の場合は、サーバーを自社で購入する必要はなく、導入ハードルが低いのが特徴です。

オンプレ型のメリットは、高度なセキュリティ環境を構築することが出来、クラウド型は無償アップデートによりどんどん高機能になります。費用に関してはシステム構築やサーバー費用はオンプレ型のほうが高額になります。クラウド型は導入費用が非常に安価になります。

5.サポート体制は充実しているか？

クラウド型の労務管理システムを利用している企業が多く、クラウド型を利用している場合、気になるのはセキュリティです。個人情報はクラウド上でしっかりと管理をすることが出来るのですが、万が一何かあった時もしっかりとサポートしてくれるかどうかがポイントです。

勤怠は会社一つ一つで異なる就業規則を持っているので、他の業務システムと比べて導入することは難しいと言われています。ですが、サポート体制がしっかりとしているものであれば、無料でシステムのアップデートができます。法改正に対応したり、お客様の要望に応えて様々な機能を追加したりすることでシステムの陳腐化を防いで、どんどん使いやすいシステムとなっていきます。

タイムレコーダーの設置や初期設定などの導入サポートを無料で行ったり会社ごとに定められている就業時間に合わせて大金管理システムを設定したりすることもできます。クラウド型なので、随時アップデートを行うので、いつでも使用するときは最新の状態で快適に使用することが出来ます。

有料ソフトと無料ソフトの違いって何？

労務管理システムには、有料ソフトと無料ソフトがあります。無料ソフトと有料ソフトでは一体どう違うのでしょうか？

無料ソフトの特徴は、初期費用や月額使用料が一切かからないサービスです。無料でサービスを提供できる理由はいくつかありますが、バナー広告の収益を上げるモデルもあります。

無料の管理システムの場合、気をつけなければ行けないのが、データに関する保証です。無料の場合、ほとんどのサービスを保証していないのが現実です。更にサービスを突然終了してしまう事も考えられ、こまめなデータのアップデートが必要となります。

一方有料の場合、導入時の初期費用と月額費用が必要になります。無料に比べてコストはかかってしまいますが、相場は1人当たり200円からと極めて安いのが特徴です。

しかし、有料な分サポート体制は充実しています。ウイルスを始め、必要なセキュリティ対策も行われており、万が一トラブルがあったとしても直ぐにサポートセンターが対応をしてくれます。

トライアルで利用するなら無料ソフトでもいい

いきなり有料ソフトを使うのは抵抗がある、始めるなら最初はお金をかけずにやりたい。そういう人は無料ソフトがおすすめです。無料ソフトの場合、確かに有料ソフトよりもセキュリティ体制が劣ってしまう事もありますが、Felicaカードや静脈認証、iPadにスマートフォンを利用して打刻が出来るものもあります。

給与明細書の作成機能や、残業申請に休暇申請などの電子決済機能、タイムカードの登録に修正機能やプロジェクト別にコストの管理機能までついているものもあります。

完全無料でも必要な既往がしっかりそろっており、登録人数の制限がないというソフトがいいでしょう。無料ソフトの中にはセキュリティ体制も悪く、機能も充実せず使いにくいものがあります。

一体どのソフトを使えばいいのだろうと迷ったときは口コミで検索をして、評価が高いものを利用するといいでしょう。中には無料ソフトなのに全ページSSL暗号化されているものもあるので、自分に合ったものを利用するようにしましょう。

労務管理で失敗に陥りやすい5つのポイント

労務管理を行う上で、失敗に陥りやすいポイントは以下の5つです。

1つ目は、入退社時の書類は複雑のため、入退社における回収書類漏れが起きることです。2つ目は、会社の方向性を示す就業規則や、労務管理のルールが伝え漏れることです。3つ目は、今従業員にかかる人が多いうつなどのメンタルヘルスに関連する相談や対応についてになります。

4つ目は、どこの会社でも基準がはっきりしていない人事考課への対応です。5つ目は、従業員と会社側で考え方の相違が起こりやすい労働災害や労災保険に関する手続きの問題です。

1.入退社における回収書類漏れ

入社時に回収する書類として、入社誓約書や身元保証書や年金手帳などがあります。通勤経路や通勤手段や交通費などの通勤に関する申請書も回収します。

また、新卒であれば、卒業証明書や成績証明書を回収することもあるでしょう。さらに、前職があれば、雇用保険被保険者証や前職の給与所得の源泉徴収票を回収しなければなりません。

一方、退社時に回収する書類として、健康保険証や社員証や社外秘の資料などがあります。また、制服やパソコンなどの会社から貸与されたものについては、回収しなければなりません。

このように、従業員が入社や退社をする場合、さまざまな書類を回収しますが、労務管理システムを利用することにより、漏れなく確実に回収することができます。さらに、書類の回収以外でも、労働保険や社会保険や雇用保険の資格取得届けや資格喪失届けの手続きについても、労務管理システムを利用することにより、漏れなく確実に手続きをすることができるのです。

2.就業規則や労務管理ルールの伝え漏れ

就業規則とは、労働基準法で常時10人以上の労働者がいる事業所が行政官庁に提出しなければいけない使用者と労働者の約束となる規則のことです。就業規則は、労働者に周知義務があります。

また、提出するのに労働者の過半数で組織された労働組合がある場合はその労働組合と、労働組合がない場合は、労働者の過半数を超える人から選任された代表者の意見を聞かなければいけないと法律で定められています。

しかし、現実は就業規則など見たことがないという従業員も大勢いることでしょう。さらに会社などで決まっている労務管理ルールについても、徹底されていないことが多くあります。

そのため、使用者側と従業員側とのトラブルが発生することが多々あるのです。このような問題を解決するには、労務管理システムを導入も1つの方法です。

労務管理システムの導入により、WEB上で就業規則や労務管理ルールを管理することができ、従業員側もいつでも見ることができるのです。そのため、周知不足によるトラブルも解消されるでしょう。

3.メンタルヘルスに関連する相談・対応

仕事に関する意識などがここ数年変わってきています。例えば、残業時間の短縮や仕事の効率化などです。このことによって、労働時間は短縮されますが、仕事の量が減るわけではありません。うまく立ち会える人は、歓迎すべきことなのかもしれません。

しかし、うまくできない人にとっては、時間内で仕事を終わらせることができずに、結果納期の遅れや品質の低下などの問題をが発生するのです。さらに、疲労やストレスなどから不安や恐怖などの気持ちがでてきて、最終的にはうつなどのメンタルの問題にまで発生していきます。

会社などの使用者側も、従業員1人ひとりのメンタルの状況までなかなか把握することができず、メンタルヘルスに関する相談する場もなく、対応できる人もいないところが多いでしょう。このような問題にも、労務管理システムの導入により解決ができる可能性があります。

なぜなら、労務管理システムは、従業員1人ずつの情報や現状陥っている悩みなども把握できる仕組みになっています。そのため、うつなどのメンタルヘルスに不調がおこる前に、事前に解決することができる可能性が高いのです。

4.人事考課の対応

人事考課の方法は、会社によっても違いますし、同じ会社でも部署によって違うこともあります。また、評価をする人によっても変わる場合もあるでしょう。

このように、人事考課は曖昧な面が多くあります。また、直接給料などの賃金に関わってくることのため、使用者と労働者の間のトラブルになることが多いのです。

人事考課は、ほとんどの会社で管理職などの上司が部下と面談をして、人事考課対象期間の評価を評価シートなどに記入します。そして、人事担当者などがその評価シートを集計して行われるものです。

この人事考課を労務管理システムの導入により、人事担当者や評価をする管理職などの上司の負担が軽減されます。さらに、労務管理システムは、従業員1人ひとりの長所や短所を管理することができ、勤怠などの従業員管理もできます。

また、この従業員情報管理により取得した従業員個人の特徴をマネジメントに利用したり、人事評価データの活用や分析に使用できるようになるのです。そして、そのことが人事考課の公平性を保つことにつながるのです。

5.労働災害・労災保険に関する手続き

労災保険とは、労働者が業務を行っている時や通勤している時に、負傷をしたり、病気になったり、障害者になったりした場合、または死亡した場合に、労働者やその遺族を保護するために国が保険給付を行うものです。従業員を一人でも雇用している事業所は加入が義務付けられていて、雇用形態にかかわらず賃金を受け取っている人すべてが労災保険の適用になります。

労災の保険料は、会社などの使用者側が全額負担することになっています。また、労災保険料は、労働者に払った賃金や業種による保険料率によって決まります。

当然に、賃金を支払った額が高いほど保険料は高くなりますし、危険性が高い業種の方が保険料は高いです。さらに、一定以上の従業員の数がいる事業所は、前年に労災を使った場合は、今年の保険料が高くなる仕組みがあります。

そのため、労災保険料の計算はたいへん難しく、手続きも間違えやすいのです。労務管理システムを導入すれば、この難しい労災保険料の計算も手続きについても自動化ができますので、担当者の負担の減少と間違えるリスクの軽減が図れます。

社員のマイナンバーはマイナンバー管理システムを導入するのがおすすめ

2016年からマイナンバー制度が始まりました。マイナンバーとは、日本に住民票がある外国人を含めたすべての人が持つ12桁の番号です。

マイナンバー制度が始まるまでは、異なったコードで管理していた社会保障や税や災害対策の3分野を、マイナンバーで管理することにより、同一人の情報として管理できるようになったのです。例えば、住民票コードや基礎年金番号や健康保険被保険者番号は、それぞれのコードで管理していました。

そのため、それぞれのコードに住所や名前が紐づいていたので、個人の特定に時間を要していましたが、マイナンバーで管理することで、個人の特定が簡単にできるようになったのです。このようにマイナンバー制度が始まったため、会社などは社会保険や税金などの対応をするために、従業員のマイナンバーを取得して管理をしなければならなくなりました。

このように、人事担当者の作業の増加や、従業員のマイナンバーが流出しないようなセキュリティに対応するため、マイナンバー管理システムの導入がおすすめです。

マイナンバーはきちんと管理することが大事！

マイナンバー制度により国民全員に１２桁の個人番号が割当てられ、個人情報が紐付けされることになりました。また、今後は身分証明や公的サービスの利用の際には、提示が求められる仕組みとなっています。税金や年金のほか雇用保険などの行政手続きの負担を軽減し、利用者の利便性を向上せることを主な目的としています。今後は医療記録や銀行口座の利用履歴、さらには犯罪歴なども一括管理できるようになっていくものとされています。

なお、マインナンバーが他所に漏洩すると個人情報に直結する重要なサービスであるため悪用される可能性があります。したがって、むやみに他人にマイナンバー教えることは避けたいところです。万一マイナンバーが悪意のある第三者の手に渡ると、本人になりすますことで年金などを不正に受給されたり、銀行口座を勝手に開設されたりと悪用されてしまう可能性があるからです。

また、勤務先においても社員のマイナンバーの取扱いには慎重を期する必要あります。万が一、従業員のマイナンバーが漏洩すると企業の信用を落とすことになりますし、個人の財産や信用を毀損することになりかねません。そこで情報漏えいの対策を取る必要がありますが、人間が介在していることからその漏洩リスクを完全にゼロにすることはできません。そこで漏洩リスクを可能な限り低減させるために、きちんとした管理を行うことが重要となってきます。例えばシステム面で言えば、全ての情報を一箇所で管理するのではなく分散管理し、組織内で使う際には直接マイナンバーを使わない等の対策が考えられます。

マイナンバーが情報漏えいした際に発生する4つのトラブル

マイナンバーが悪意のある第三者に対して漏洩し、悪用されると様々なトラブルや損害の発生が予想されます。例えば、本人のなりすましによる公的サービスの不正利用や、個人情報の流出などによりトラブルが発生する可能性があります。さらにID詐欺やマイナンバーそのものの売買などによって、制度を悪用した被害の拡大も懸念されます。したがって、金銭面での損害に加えて社会的信用の失墜などその影響は計り知れません。

また、企業においては給与や行政手続きに関わる個人情報を人間が介在して管理しており、ここから外部へ流出する可能性があります。漏洩対策が不十分なままトラブルが発生すると、法律に抵触し刑事罰の対象となったり、損害賠償請求の対象になってしまったりするリスクがあります。また、漏洩対策を強固にしようとすれば、第三者機関への委託や管理システムの導入などに費用がかかることになりそれだけ企業の負担となってしまうのも問題です。

ここではマイナンバーの漏洩にともなって発生するトラブルについて、対処しなければならない問題をいくつかの側面から考察してみたいと思います。すなわち、法律による罰則、企業の信用、必要なコスト及び損害賠償の４つとなります。

1.法律による罰則

マイナンバー制度は国民の個人情報を管理しており、その信用を担保するために重い罰則規定が決められています。マイナンバーは個人情報が集積されたものであり、悪意のある第三者の手に渡ると、大きな被害が出る可能性があるため当然の措置であるとも言えます。また、個人情報流出に対して責任を問われるのは、企業のみならず一般人にも及びますので注意が必要です。

特にマイナンバーの漏洩に対しては個人情報保護法の特別法（マイナンバー法）が適用され、本来の個人情報保護法と比べてより厳しい罰則が定められているのが特徴です。例えば民間企業に属する実務担当者が業務上知り得た個人情報を漏洩もしくは盗用したケースにおいては、「３年以下の懲役または150万円以下の罰金またはこれを併科する」とされています。この他にも公的機関の職員が職権を乱用したことによる情報漏洩などいくつのケースにおいて罰則規定が設けられています。

2.企業の印象が悪くなる

マイナンバー制度が施行されたことにより、企業は社員の本人及び扶養家族まで情報を管理しなければなりません。したがって、社員のマイナンバーを集約し本来の業務への使用や、退職などにより使わなくなったケースの破棄に至るまで、厳密に管理する必要があります。

万一、社員が故意、善意に関わらずマイナンバーを漏洩させてしまった場合は、法律に基づいて刑事罰が与えられる可能性があります。企業としても同様に法律違反を問われることになり、そうなると企業イメージの大幅ダウンは避けることができません。これは企業にとって大きな損失であり、事業にも大きな影響を与えることになります。したがって、マイナンバーを管理する際のセキュリティリスクをいかに取扱うかが重要であり、問題となる要素を再度見直してシステム面や人為的なリスクを低減させる方策を考える必要があります。

3.トラブル解決に多大なコストがかかる

マイナンバーがいったん流出してしまうと、予想以上に被害が拡大してしまう可能性があります。金銭的な損失を補填するために多額の費用が必要など不安が増大します。また、個人情報の流出による自宅住所の特定によってストーカー被害が生じれば、引っ越しを余儀なくするなど費用負担は多額となります。

また、企業の場合は信用を大きく毀損することになりますので、信頼回復ための方策をとる必要があり多大なコストがかかります。

例えば、第三者機関を使って問題調査を行ったり、マイポータルへのアクセス記録を定期的にチェックしたりするなど人的調査を実施することが該当します。これは従来の業務に加えて追加で実施する方策であり、企業への負担となります。いったん流出してしまった個人情報は、一気に拡散してしまいますので現状維持は難しい特性があり、出来うる対策を十二分にとる必要があるためです。

4.損害賠償が発生する恐れもある

マイナンバーの提示が求められるのは、税金、社会保証などであり、使われる目的が明確になっています。本来の目的以外で他人に番号を教えたり漏洩すると、不正な目的に悪用されたり、なりすまし等の詐欺行為によって損害を被る可能性があります。例えば、なりすましにより行政手続きを不正に行われたり、民間手続きにおいても詐欺の被害に遭遇するリスクが高まったりします。

また、損害が自分だけに留まらず善意の第三者にまで及ぶと責任を問われる可能性があります。個人情報が流出しますと新たな犯罪のターゲットなる可能性も否定できませんし、流出後のトラブルの拡大を抑えることが難しくなります。

しかもマイナンバーの漏洩の原因が、管理すべき組織や担当者の故意もしくは過失によるものである場合は、刑事罰が課せられるだけでなく損害賠償の対象となる恐れがあります。

仕事をする上でマイナンバーが必要となる理由

マイナンバーは、働くにあたって必ず必要となっています。新入社員のマイナンバー提出はもちろん、転職して新たな会社で働く際であっても、マイナンバーの提出を求められるでしょう。

では、なぜマイナンバーが必要かご存知ですか。それは、税金や社会保障の分野で必要となってくるためです。もし、マイナンバーを紛失した際などは、早めに再発行を行わなければいけません。

年末調整や源泉徴収票作成などの税金手続きで必要となる

働いた経験を持つ人であれば、年末調整や源泉徴収票などの言葉を一度は聞いたことがあるでしょう。マイナンバー制度ができてからは、年末調整、源泉徴収などの書類作成に必ず必要となってきます。

また、どちらの書類に関しても、マイナンバーを記入する項目が設けられています。 そして、マイナンバーが必要とされる理由としては、税務署が大きく関係しています。

マイナンバーの個人番号は、税務署と連帯しており、今まで税務署が行っていた手続き等の業務効率化につながっているのです。それだけでなく、マイナンバーが導入されてからは、税務署の管理体制も一層強化されたので、私たちにとってもメリットがあると言えます。

以前、起こった年金の記録問題などは皆さんも覚えているのではないでしょうか。納付記録漏れが発覚して、世間の大きな話題となりました。 今後、そのようなミスが起こらないようにする為の対策として、マイナンバーは必ず必要なものになりました。

社会保障手続きで健康保険組合や年金事務所への提出が必要となる

社会保障の手続きにもマイナンバー必要となってきます。そして、健康保険組合や年金事務所ともマイナンバーは連携しています。 健康保険組合で、マイナンバーが主に活用されている理由としては、健康保険の取得、喪失などの手続きです。

例えば、勤務していた会社を退職して、新たな会社へ転職をすることがあったとします。その際に、新たな会社で、新たな健康保険に入ることになるでしょう。そういった場合の手続きで、マイナンバーが活用されます。

マイナンバーがあることによって、加入手続きも円滑に進めることができ、個人の管理体制も安定化が図れるのです。 また、年金に関しても同じようなことが言えます。

こちらも、年金事務所への提出は必ず必要となってきます。平成29年度には、基礎年金番号がわからない場合であっても、マインナンバーの番号さえわかれば、相談等が行えるようになりました。

また、最近ではマイナンバーによる年金の各種手続き申請が出来るようにもなってきています。

扶養家族確認や本人確認で会社への提出が必要となる

扶養家族の確認や会社での本人確認の際にマイナンバーの提出が必要となっています。当然ながら、企業で働く際は、扶養の確認があります。その際企業では、扶養される家族の情報を得なければいけません。

理由としては、所得税や住民税の控除額の算定に影響が出る為です。扶養の書類には扶養する家族の情報を記入する項目もあるので、マイナンバーは、必須となっています。

ですが、扶養家族に該当しない家族の情報は会社に提出する必要はありません。企業も扶養外の家族の情報を得ることは個人情報の兼ね合いからＮＧとなっています。

そして、本人確認の際にもマイナンバーを用意しましょう。免許書やパスポートなどの顔写真が入っているもので、本人確認は終了ではないのか。と思われる人もいるかもしれません。

ですが、マイナンバーが必要な根拠もしっかりあるのです。それは、マイナンバーには重要な個人情報が紐づけられているからです。

もし、なりすましがあった際は、重大なプライバシーが流失する恐れがあり、絶対に確認しなければいけないのです。

万が一従業員がマイナンバーの提出を拒否した場合はどうするべきか

マイナンバーを従業員が拒否した際は、必ず説得しましょう。マイナンバーを提出するメリット、また会社の事務処理などで必要であることを伝えましょう。

それでも従業品が拒否した場合は、マイナンバー提出拒否確認書を作成しなければいけません。マイナンバーを拒否したからと言って、従業員を解雇にすることは出来ません。

社会保障等の書類にマイナンバーの記載をすることは義務であることを周知する

マイナンバーの記入をすることが義務であることを知らない人は多いのではないでしょうか。現在でも、マイナンバーの発行が終わっていない人が多くいるのが現状です。

今後は、マイナンバーがあることによって、社会保険等の手続きが管理されやすくなっている事をもっと周知しなければいけないと言えるでしょう。

例えば、入社してくる新入社員の手続きの際に、なぜマイナンバーが必要であるかを伝えていかなければいけません。現状では、マイナンバーがなぜ必要であるかを明確に知っている人も少ないでしょう。

ただ、会社に提出を促されたから、マイナンバーを用意しているという人も多くいるはずです。そういった人々が増えることによっては、誤ったマイナンバーの知識が流失していく可能性もあります。

今一度、マイナンバーを促す立場の人は、提出する理由、そして義務であることを明確に伝えられているかを考え直してみましょう。

とある企業では、マイナンバーへの理解を深める為に、会社内で説明会などを行っていたりもします。

このような説明会は、社員にとっても理解を深める上では非常に重要です。また、安心して働ける環境づくりの一環としても非常に良いでしょう。

マイナンバーの提供を求めた経緯や過程をしっかりと記録し保存する

企業は、マイナンバーの提供を求めた際に必ず過程を記録しておきましょう。マイナンバーは各個人の重大な個人情報が紐づけられている為、厳重な管理が必要とされます。

もし、情報が流失した場合は、流失した本人に被害がいくことはもちろんですが、企業の管理体制の責任も大きく問われることになるでしょう。それゆえ、経緯や過程などをしっかりと記録しておく必要があります。

では、どのように記録していくのがベストなのでしょうか。企業の運営体制にもよりけりですが、マイナンバー管理システムや、労務管理システムなどのソフトを導入するのが、もっとも安全で効率的であると言えます。

エクセルなどで、管理している企業などもあるかもしれませんが、マイナンバーの重要性を考えるとあまり良い管理方法では無いかもしれません。今一度、専用システムの導入を検討することをお薦めします。

現在、マイナンバー管理システムは様々な会社が販売しています。ソフトによって当然、特徴も異なるので、どのような機能があれば助かるかなどを、マイナンバーを管理しているスタッフなどに聞いてみるのが良いでしょう。

また、クラウドで管理できるシステムなどもあるので、様々なシステムを見て判断するのも良いでしょう。

就業規則にマイナンバーの提供を求める規定を置くことが大切

どのような企業でも、必ず就業規則が存在しています。就業規則の説明は企業に入社する際に必ず行われるでしょう。また、しっかりとした会社などであれば就業規則のハンドブックなどが配布され、いつでも従業員が就業規則を回覧できるようになっています。

就業規則には、会社のルールであったり、有休の取得条件、出産祝いなどの情報が書かれていたりします。そして、それだけでなく、社会保険の項目も書かれているでしょう。

もし、社会保険などが書かれている項目にマイナンバーの提供を求める記述が無い場合は、就業規則の改定を検討するべきです。今後、入社してくる社員などの手付きを円滑に進めたいのではあれば、必ず書いておくべきでしょう。

就業規則には、会社がなぜマイナンバーを必要としているのか。働く人にとってマイナンバーを提出するメリットは何かという事が書かれていれば、入社する社員も安心してマイナンバーを提出することができます。

また、入社後、仮にマイナンバーの提出などで、トラブルが起きた際にも就業規則に記述しておけば、トラブルを避ける事にも繋がります。企業で働いている人は、自身の会社の就業規則にマイナンバーの記述があるかを確認しておく方が良いでしょう。

管理システムでヒューマンエラーを防止

マイナンバー制度のスタートともに、企業の労務管理には、マイナンバー管理システムという新たな役割が課せられることになりました。これまでどおりの労務管理スタイルでは、正しい扱い方ができない可能性もあります。また人の手で管理する方式の場合、ヒューマンエラーが思わぬトラブルにつながってしまうケースも否定できません。

マイナンバーは、情報を取り扱う企業側に対しても、必要とされる安全管理措置を正しく行うように求められています。これまでの「個人情報」と同じ感覚で取り扱うのは厳禁です。当然ヒューマンエラーの発生も許されるものではありません。

ここで活躍してくれるのが、適切な手法でマイナンバー管理システムを備えた労務管理システムの採用です。専用のシステムを構築することで、社員の情報を一括して管理することができます。社員数が多ければ多いほど、システム導入で得られるメリットは大きくなります。業務負担も軽減できるでしょう。

管理業務が圧倒的に楽になる

労務管理システムやマイナンバーシステムの導入における最大のメリットは、人事や労務に関する業務が劇的に楽になるということです。住所や扶養家族の有無、社会保険や健康保険に関する情報などを一元管理することができますから、各種手続きの手間を省くことにもつながるでしょう。システムの中には、社員それぞれのマイページを用意して、それぞれがセルフで手続きを行えるようにしたものもあります。

また給与計算や勤怠管理までをも一元化することで、税金などの計算を自動で行ってくれたり、給与明細の発行をしてくれたりするものもあります。さまざまな情報を紐づけることで、情報の可視化を進めやすくなるでしょう。

これまで、会社で働く人々の情報管理や勤怠管理、給与計算などは非常に大きな業務負担となっていました。システムを使って誰でも手軽にできるようにすることで、その分の労力を他に回せるようになります。売上アップや経営のスリム化につなげることも可能です。

システムと管理者二重管理ができる

労務管理やマイナンバー管理においては、ヒューマンエラーはあってはならないことだと言えます。どれだけ大変な業務であっても、間違いなくすべてを終える必要があります。とはいえ、どれだけ仕事ができる人でも「完璧に全てをこなし、完了する」ということは簡単ではありません。こんなときだからこそ、労務管理システムやマイナンバー管理システムが重要な役割を果たしてくれるのです。

各種システムを採用した場合でも、基本の情報入力は担当者が自分で行うことになります。従業員から上がってきたデータをもとにシステムに入力していくことになりますから、必然的に「担当者」と「システム」の二重管理が可能となります。担当者とシステムのどちらかに、万が一の事態が起きたときでも、もう一方のデータがあれば安心です。このように、いざという場合に備えたリスクヘッジができる点もメリットの一つだと言えるでしょう。

特にマイナンバー制度がスタートした今だからこそ、トラブルの予防のために整えておくのがオススメです。

クラウド型を利用する目的とは？

労務管理システムやマイナンバー管理システムで、現在主流となっているのは「クラウド型」のシステムです。情報をクラウド上に保管することで、システム運営に関わる会社側の余計な負担を軽減できます。何かトラブルが発生したときでも、迅速に対応できるでしょう。

また、どこからでも自由に情報にアクセスできるという便利さもあります。多店舗経営を行っている企業などでは、情報の共有は重要な課題の一つです。クラウド型の採用で解決できる問題も多くあります。

支店とのやり取りもシステムで行なえる

本店のほかに支店を持つ企業や、多店舗経営を行っている企業においては、「各店舗間の情報をどう共有していくのか」という点も悩みの種でした。情報共有は、できるだけ素早く行う必要がありますが、「どんな情報がいつ必要になるのか」を事前に察知するのは難しいもの。これまで、不便さを感じながらもなんとか対応してきた方も多いことでしょう。

こうした悩みは、クラウド型のシステムを導入することで一気に解消することができます。クラウド上に保存された情報は、「決められた端末からしかアクセスできない」という類のものではありません。情報を確認するための必要な情報さえ頭に入っていれば、本店からでも支店からでも、いつでも好きなときに情報共有を行うことができます。

企業全体で情報管理を行うことで、店舗間のやり取りもスムーズに行えるようになりますし、各店の従業員の勤怠管理などもスムーズに行えるようになります。メリットは大きいと言えるでしょう。

他のシステムやツールと連動が可能

現代の店舗経営や企業戦略において、さまざまなシステムは必要不可欠なものとなっています。労務管理システムやマイナンバー管理システムのほかにも、店舗管理システムや商品管理システムを導入している企業も多いことでしょう。こうしたシステムを導入しているからこそ、今の人員で業務のやりくりができているという会社も多いはずです。

とはいえ、導入するシステムの数が多くなればなるほど、そのシステム環境は複雑化してしまいます。便利にしようと頑張ったのに、実際には作業内容を覚えることができず、うまく導入できなかったという失敗例も少なくありません。

クラウド型のシステムであれば、全ての情報はクラウド上に保存されますから、情報を連動させて活用することも簡単です。「働く人」に関する情報や「商品」に関する情報、そして「周辺環境」に関する情報など、ありとあらゆる情報を一元化することで、今後の経営について多角的に見直すきっかけにもなります。