企業担当者必見！マイナンバーの原則とおすすめの管理方法

企業はマイナンバーを取得し、管理し、そして破棄する義務をもっています。

マイナンバーの管理が甘く、情報漏えいがあった場合、社会的制裁だけでなく法的制裁も受けることになってしまうのです。

今回は、企業の担当者が知っておくべきマイナンバー管理の原則と、トラブルを防ぐおすすめの管理法をご紹介します。

マイナンバーを管理するうえで知っておきたい6つの原則

企業がマイナンバーを取得しなければならないのは、企業が税務署や行政機関、地方自治体などに提出する書類に、マイナンバーの記載が求められるからです。そして同時に、マイナンバーには個人情報が詰まっているため、情報漏えいが起きないよう厳しく管理することが求められています。

1. ガイドラインに従ってマイナンバーを管理する

マイナンバーの管理については、マイナンバーについて定めたマイナンバー法、特定個人情報保護委員会が作成したガイドラインに従って管理しなければなりません。

2. マイナンバーの取得時には利用方法を明示する

マイナンバーは、基本的に社会保障、税、災害対策時にしか使うことが許されていません。企業がマイナンバーを取得するのは、源泉徴収の書類に記載するためや、各種保険の手続き、支払調書に使うためがほとんどです。目的を告げずにマイナンバーを取得したり、上司だからと理由もなくマイナンバーや関連する個人情報を取得したりすることは禁止されています。

3. マイナンバーの取得時には本人確認が必須

マイナンバーの取得時には、本人確認が必要です。マイナンバーは他人が勝手に利用してはならないので、本人が、本人の意思で提出したのかを確認しなければなりません。

4. マイナンバーは漏えい厳禁！管理には厳しいセキュリティが必須

マイナンバーには個人情報がたっぷりと詰まっています。いくら同じ社内の人間といっても、不特定多数の人が自由に見られるようにしてはいけないのです。 マイナンバーが記載された情報は、最低でもパーティションなどで区切られた空間や、担当者以外が見ることのできないセキュリティのしっかりしたシステム内で扱いましょう。

5. 必要なくなったマイナンバーの破棄にも注意が必要

マイナンバーの破棄には、とくに注意が必要です。例えば、退職した従業員のマイナンバーは確実に消去しなければなりません。 書類ならば誰が見てもわからないように念入りにシュレッダーにかけ、データとして残している場合は、復元できないようにしっかり消去しましょう。

6. マイナンバーの漏えいには厳しい罰則がある

不当な理由で第三者にマイナンバーを教えてしまった場合、「4年以下の懲役または200万円以下の罰金刑」が科されます。 マイナンバー法の罰則は、個人情報保護法の罰則よりもさらに厳しいため、情報管理には細心の注意が必要です。

担当者必見！楽して確実に管理できるシステムを導入しよう！

マイナンバーは罰則が厳しく、取得に必要な手続きや管理の負担も大きいです。しかし、専任の担当者を決め、ゼロからマイナンバーの専門家を育てるのもコストがかかります。

そこで役立つのが、「マイナンバーの管理システム」です。 専用の管理システムでは、「マイナンバーの取得」「本人確認から利用履歴の保存」「不要になった番号の破棄」など、マイナンバー管理のすべてを任せることができます。

取得したマイナンバーは不正利用を防ぐ高度なセキュリティで保護され、必要なときにはすぐにアクセスして利用することができるため、管理の手間もかかりません。

また、システムは各種の法律やガイドラインに従って運営されており、法令遵守の面でも安心です。

マイナンバーの管理は、企業の義務です。適切に管理するには、法律やルール、制度を理解したうえで高度なセキュリティを用意する必要があります。 時間とコストのかかる自社管理を考えるなら、マイナンバーの管理システムを利用しましょう。

クラウドで効率化！社会保障手続きで必要になるマイナンバー

ここからは、クラウドを導入すると実務上どのように管理などを簡略化でき、業務時間を短縮できるかを解説していきます。

マイナンバーは「社会保障」「税」「災害」の諸手続きに必要

企業がマイナンバーを利用しなければならないのは、社会保障、税、災害時の労災などの手続きで必要となります。なかでも、企業が日常的にマイナンバーを使用するのが、年金や育児休業給付金などの社会保障制度と源泉徴収などで必要になる税制分野の実務です。

マイナンバーの収集と管理を効率化！

マイナンバー関連の手続きのなかで、一番大変なのがマイナンバーの収集と管理です。

実務上、マイナンバーを取得するためには、従業員やその他関係者に対して、マイナンバーをどういう目的で利用するかという説明をしたうえで、本人から提出されたマイナンバーと身分証明書の確認をする必要があります。

数人程度ならともかく、集めるマイナンバーの数が多ければ多いほど、収集と管理が大変になるのは間違いありません。しかし、クラウドなら、ほぼ全てを自動化することができるのです。

システムにもよりますが、マイナンバーの提出と本人確認は、スマートフォンで撮った写真をクラウド上にアップロードするだけで完了します。同時に、マイナンバー利用の同意確認も行ってくれるため、説明の漏れも心配ありません。

もし、マイナンバーの収集をネット以外の方法で行う場合、対面か郵送を選ぶことになります。ただし、対面では従業員ひとりひとりと面談する時間がかかり、郵送だと目隠しシールやはがきの送付といったコストがかかるうえ、マイナンバーが記された大量の書類も、きちんと管理しなければなりません。

その点、クラウドを使いネット上でマイナンバーの収集と管理をするのが効率的です。

毎年必ず必要になる源泉徴収事務をクラウドで時間短縮

企業として、従業員や関係者に給料や報酬を支払っている場合、年に1回税務署に源泉徴収票を提出しなければなりませんよね。この源泉徴収票にも従業員のマイナンバーが必要です。

また、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書を提出する場合、従業員本人と控除の対象となる家族のマイナンバーも必要になります。

平成28年の税制改正で、必要なマイナンバーを記した一定の帳簿を会社に保管している場合、扶養控除等申告書にマイナンバーを記載しなくてもよくなったのですが、源泉徴収票に従業員全員分のマイナンバーを記入していくのは、骨の折れる作業です。

しかし、クラウドを利用すれば、保管しているマイナンバーを簡単に源泉徴収票や支払調書へと転記することができます。クラウドのマイナンバー管理システムには、会計システムとの連携を取ることができるものもあるため、相性のよいシステムを導入すれば、業務の時間短縮も可能です。

従業員の就職・退職・結婚・転居にも迅速に対応できる

就職や退職、育児休暇の取得など、従業員に変化があったときに提出する書類には、マイナンバーを記入します。

具体的にいうと、雇用保険の加入書類、育児休暇や介護休暇の取得と終了時に必要な書類、それらの給付金を受けるための申請書類、健康保険や厚生年金の加入、名前や住所の変更に伴う届出をするための書類、給与の変更等を知らせるための書類などです。

必要に応じて対象者のマイナンバーを探し、間違っていないかチェックしながら書類に記入し、適切に破棄しようと思ったら人手と時間が必要となります。

その点、クラウドなら対象者のマイナンバーを一瞬で検索し、書類に印字できるので、迅速に就職、退職、転居などに対応することができます。

クラウド利用でコストカットにも繋がる

マイナンバーの収集・管理・利用は、手作業で行うよりクラウドを利用したほうが、圧倒的に短時間で終わります。コストカットと効率化のためにもぜひ利用してみてください。クラウド管理システムは、お試し感覚で始めることもできるので、まずは数人規模でクラウドを使ってみてはいかがでしょうか。