HOMEよくわかるe-Gov 電子申請活用のポイントマイナンバー管理と電子申請

マイナンバー管理と電子申請

マイナンバー管理にも電子申請は効果的?

ここでは、雇用保険や社会保険などにも大きく関わるマイナンバーの管理と、電子申請との関わりについて解説していきます。

電子申請への切り替えニーズの上昇

社会保険などに関する手続きをe-Govによる電子申請にしたいというニーズは、実はここ最近、急速に高まっています。その理由は、マイナンバー制度の導入にほかなりません。

雇用保険や社会保険に携わる部署にお勤めの方なら既にご承知のことと思いますが、これらの手続きにはマイナンバーの記載が必要となりました。

しかし、マイナンバーというものは個人情報を丸裸にしてしまうものであり、取り扱いには厳重な注意が必要となるものです。これまでのように紙の書類に記載したものを社外に持ち出すのは、万一の紛失や盗難を考えると、できるだけ避けたいと考えるのは当然のこと。

また、郵送でお役所や関係機関に送付する場合には、普通郵便ではなく、簡易書留で送付するよう指導されていく程です。当然、その分のコストが余計にかかってしまいます。こうした安全管理やコスト抑制の観点から、電子申請への切り替えニーズが高まっているのです。

年々着手しやすくなっているITシステム

ただし、ネックとなるのが「メリット・デメリット」のページでも触れている、システムの導入コストや操作方法の習得の手間といった問題。

それこそご年配の方や、ITに疎い、ITに苦手意識を持つ方などは「こんなものを使うより、これまで通り紙の書類でやった方が早いし確実だ」という考えがまだまだ多いようです。

しかし、これまた「準備と利用の流れ」や「申請の方法と使い方」のページで述べています通り、e-Gov電子申請を行うためのハードルは年々下がってきています。とりわけ電子署名の習得コストは、それこそ個人のマイナンバーカードに付帯しているものを使用すれば、実質0円です。

会社の代表者や総務部門の責任者、あるいは担当者の電子署名であっても、e-Gov電子申請は行えるのです。また、今後の主流となるAPI申請対応のソフトを使えば、それこそパソコン操作が苦手という方でも、簡単に作業ができ、手間も以前に比べ格段に楽になるはずです。

APIシステムを利用して簡単・効率的な処理を

APIとは情報システムが提供するデータや機能を外部のソフトウェアから呼び出して利用するシステムのこと。例えば社員名簿にデータ化しているマイナンバーを、年末調整や雇用保険などの申請に利用するといったことも、簡単かつ効率的に処理できてしまうのです。

またwebサイト上での操作も不要となり、システムで処理してそのまま申請ということもできますので、日々の業務においても大幅な利便性・操作性の改善が見込めます。ソフトウェアやシステム選びの際は、こうしたAPI連携がこれからの定番になっていくことを念頭に選ぶべきです。

以上の通り、重要な管理体制が必要となるマイナンバーの取り扱いにおいても、e-Gov電子申請を利用することは大きなメリットがあります。こうした点も今一度、しっかり検討した上で、電子申請への切り替えを考えてみてはいかがでしょうか。