HOME人事必見!賢い労務管理のコツと方法安全性もしっかり確保。クラウド型労務管理システムを使って業務の効率化を実現

安全性もしっかり確保。クラウド型労務管理システムを使って業務の効率化を実現

クラウド型労務管理システムによって勤怠管理の煩雑さが解消される

本人の居所を問わず勤務状況が把握できる

労務管理のうえでは従業員の勤務状況を正確に把握することが欠かせません。

ところが古いタイプのタイムカードのようにこれまでの一般的な勤怠管理の場合、従業員が出張中のときや在宅での勤務形態である場合など、正確な勤怠管理ができないケースも少なくありませんでした。

しかし、クラウド型労務管理システムを導入すれば、労働者が仕事開始時にどこにいようとも場所は関係ありません。

居所を問わずすべての記録をその場で残すことができるため、全従業員の勤務状況がひと目でわかるようになります。

労働の効率化

会社では仕事が山積みになる人と暇になりやすい人とで不公平さが生じてしまうことがしばしばあります。ここで勤務状況が詳細に把握できていれば、業務の分散や人員の再配置など、公平で効率のよい労働環境への見直しが可能となります。不正防止のほか、過剰残業の有無の把握など、従来の勤怠管理では目の届かなかった所まで細かくチェックできるのです。

給与明細との連動

勤務状況と給与の支払いは直接的に繋がっている部分ですが、クラウド型労務管理システムを導入しておけば勤怠状況がそのまま給与明細にも反映されます。給与や残業代未払いなど、誤った計算を防げるだけではなく、同時に手当や有給休暇の正確な付与にも役立てることができます。

従業員にとっては公平な給与を受け取ることになり、労務管理を行う人事にとっては業務の遂行をスムーズに行うことを可能にします。

クラウド型労務管理システムの安全性

セキュリティ面の強化

クラウド製品を利用するときに心配になるのがセキュリティの問題です。

手元にあるパソコンやスマートフォンを使用すれば共有することができてしまうシステムであるからこそ、外部への情報流出などが懸念される要因となるのでしょう。

しかし製品化されているクラウド型労務管理システムは、セキュリティ面にも万全の対策を施していることが通常です。IDやパスワードの管理など、ユーザーが注意するべき点ももちろんありますが、ソフトを開発する時点で外部への情報流出が起こらないように防御システムを組み込んでおくことがほとんどです。

専門のカスタマーセンターを置いている開発会社もあるため、安全性への懸念を理由に労務管理システムの導入を踏みとどまっているのであれば、それは非常にもったいないことであるといえます。

今と昔の働き方を比べてみると、考えるまでもなく著しい変化を遂げていることに気付けるはずです。複雑化する労務管理をスムーズに、より安全に行うためにも、労務管理システムの導入を検討する企業が増えてきています。

クラウド型労務管理システムで管理業務を効率化するメカニズム

シフト管理を電子化することで効率がアップ

たとえば、従業員が急なシフト変更を申告した場合を考えてみてください。

その場合、シフト管理者がまずとる行動は「その穴埋めを探すこと」です。

具体的には、シフト変更ができそうな人に連絡をとり承諾を得るということですが、当然ながらシフト変更に応じないケースもあります。

シフト変更依頼を断られたら、次の候補者へと繰り返していく作業は、シフト管理者の頭を悩ますことでしょう。

しかし、クラウド型労務管理システムならシフト管理者の負担を軽減することができます。急なシフト変更でもシステムから出勤要請のヒアリングを一斉にすることが可能です。

一人ずつ連絡をとる必要もなくシフト調整を効率化することができるのです。また、システムによってはスマートフォンと連携することもでき、出勤していない従業員にも出勤要請のヒアリングをすることができます。

リアルタイムの勤怠管理で残業を減らす

クラウド型労務管理システムはリアルタイムでの勤怠管理が可能です。

リアルタイムで行うことのメリットとして、「早い段階で残業抑制への対策ができる」点が挙げられます。残業を抑制するには過重労働となっている従業員とコミュニケーションを取り、事情をヒアリングして人員を増やすなどの対策をすることで実現できます。 人員を増やす際に考慮したいのは、増員される従業員の抱えている仕事量を把握することです。片方を減らした結果、もう片方にしわ寄せがいくので総合的に見て、あまり意味がありません。

増員する人材を選定するには、定時で帰宅している人などを選び、仕事を割り振ることで会社として総合的な残業を減らすことにつながります。しかし、タイムカードで勤怠管理を行っていると、集計の際に過重労働を把握することになります。

これでは対策が後手にまわってしまい残業を減らせるのは翌月からとなってしまいます。一ヶ月後の残業を減らす対策を打っても、本質的な過重労働を減らすことには結びつきません。過重労働を減らすにはリアルタイムでの対応が不可欠なのです。

タレントマネジメントシステムで経営戦略を練る

社内の人材を育成する際に大切なことは、企業の経営戦略に沿った形で育成することです。経営戦略を実現するために必要なスキルやマインド、モチベーションを管理しながら中長期にかけて能力開発を行うことが望ましいでしょう。

能力開発を成功させるには、スキルやマインドなどの目に見えない部分をいかに「見える化」できるかが成功へのカギとなります。

見える化を実現するには、タレントマネジメントシステムを導入すると良いでしょう。 タレントマネジメントシステムとは、従業員の持つタレント性(保有スキルや感性、性格など)にキャリアや資格などの情報を加え、システムと連携して数値による一元管理を可能にしたマネジメントシステムです。

タレントマネジメントシステムを活用することによって過去・現在・未来のデータを元にした人員配置を行うことも可能です。

たとえば、新規事業を行う際に悩みのタネとなるのが適正な人材の選定です。適性かどうかを判断する際にタレントマネジメントシステムに蓄積された膨大なデータを活用することによって、人員配置を失敗するリスクを最小限に抑えることが可能になります。