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人事必見！賢い労務管理のコツと方法
無料の勤怠管理システムは機能が少ない、制限されているなど、不便な面が多々あります。
職場で使うなら高機能で効率的な有料ソフトをおすすめします。
マイナンバーの管理については、マイナンバー法でルールが定められています。トラブルを防ぐために、マイナンバーの管理システムを利用しましょう。
＞＞企業担当者必見！マイナンバーの原則とおすすめの管理方法
マイナンバーをパソコンで管理する際、管理システムを利用すると安心安全です。社内で管理をすると、さまざまなリスクを伴ってしまいます。
＞＞自社管理は危険？パソコンでマイナンバーを管理する安全な方法！
過重労働を防ぐ勤怠・労務管理の5つのポイント！人気のシステムも紹介
人力での勤怠管理などは完全に管理するのは難しいので、勤怠・労務管理システムの導入がおすすめです。しかし、勤怠・労務管理システムは数が多く、選ぶのも大変です。
そこで、過重労働を防ぐシステムに必要な5つのポイントと人気の勤怠システムをご紹介いたします。
１. 正確な勤怠管理ができる
過重労働を予防するためには、従業員の労働時間を正確に把握しなければなりません。正確な出勤時間と退勤時間が記録できるシステムが必要です。代表的なシステムに、タイムカードの導入があります。しかし、タイムカードを導入するだけでは、問題解決とは言いづらいでしょう。
２. 不正を防止する機能がついている
一般的な出退勤管理のタイムカードは、簡単に出勤時間や退勤時間をごまかすことができます。そのため、過重労働に気づかずに問題発覚するまでにタイムロスが生じることもありえます。不正をすることができないような防止システムなどがついたものがベストです。
３. 従業員に負担なく手軽に導入・利用できる
勤怠管理の手続きが複雑だと、従業員が面倒に感じてしまい正確な勤怠管理ができなくなってしまう可能性もあります。そこで、勤怠管理も労務管理も従業員が負担に感じずに使えて、わかりやすいシステムを選ぶのが重要です。
４. リアルタイムで細かい集計と分析ができる
タイムカードによる勤怠管理は、月末に1ヶ月分の記録を集計しないと、労働時間や残業時間がどれくらいオーバーしているか、明確になりません。理想をいえば、会社側がリアルタイムで勤怠管理データの集計と分析を行い、働きすぎの社員に定時での退勤や有給の取得を早めに勧めることができるシステムがよいでしょう。
５. クラウドシステムの勤怠管理でリアルタイム管理が可能
ここまでに紹介した、勤怠・労務管理に必要なすべてのポイントを満たすのが、クラウドシステムです。スマホやパソコンで手軽に出退勤の記録をすることができ、本人認証機能つきで、操作画面も直感的。もちろん、リアルタイムでのデータ集計と分析も可能となっています。
大規模なシステムのように、導入に莫大なコストがかかったり、勤怠・労務管理用の専門機器を購入して使い方を覚えたり、導入までに時間がかかったりすることもありません。
それでは、当サイトでも紹介している、人気の勤怠・労務管理クラウドシステムを見ていきましょう。
高機能かつ低価格でバランスがよい「ジョブカン勤怠管理」
ジョブカン勤怠管理は、50人規模なら月額1万円から導入可能な、コストパフォーマンスのよい勤怠管理システムです。従業員の出勤管理、シフトの管理、休暇と申請管理、工数管理という4つの機能から、欲しい機能を選んで利用することができます。スマホ、パソコン、タブレットで利用もでき、勤怠管理はICカードや静脈による本人認証も可能です。
手軽さが嬉しい「スマレジ・タイムカード」
スマレジ・タイムカードは、1店舗あたり4,000円で、手持ちのスマートフォンやタブレットをPOSレジとして利用できる勤怠管理システムとなっています。どちらかというと、事務所というよりもカフェや美容院などに向いている、低コストでシンプルな勤怠管理システムです。
過重労働を防いで仕事効率化アップ
過重労働は、従業員の健康リスクを高め、仕事の能率を下げて退職者も増やすトラブルの種です。過重労働を防ぐためには、正確な出退勤の管理と、最初から不正ができないようにするシステムが必要になります。クラウド型の管理システムなら、それが可能になるので、会社の規模や業種に合わせて最適なサービスを導入できるので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
労務管理システム導入が進んでいる6つの理由
働き方が大きく変わってきている今、管理する側もその多様性に対応する必要性がでてきています。
しかし、すべての人の働き方に対応するには、人間の力だけではどうしても限界があるもの。
労務管理システムを利用すれば、この多様化のスピードに問題なく応対することができるのです。
ここからは、多くの企業が労務管理システムを導入している理由を6つご紹介します。
1.マイナンバーの管理も可能で将来性があるため
マイナンバーを管理する際は「管理システムを利用するとよい」ということは、冒頭で説明した通りです。その管理ができるシステムの1つが、労務管理システムになるわけです。
ちなみに、クラウドとマイナンバーは非常に密接な関係にあり、将来的にも様々な管理ができる時代になっていきます。その流れに乗り遅れないよう、両方を兼ね備えている労務管理システムを企業が導入したいと感じるのも当然ですね。
2.人事データが一元管理でき人件費を削減できるから
マイナンバーを含め、社員一人ひとりに対する情報は年々増えてきています。また、とある社員は時給制、とある社員は年俸制というように、社員に対する評価の方法も多種多様な時代になりつつあります。
労務管理システムであれば、これらの情報もひっくるめて一元管理することができるのです。管理にかかる負担を減らすことができ、ひいては人事部などの人件費を削減することができるため、導入を決める企業も多いです。
3.クラウドならでは！役所への申請が効率的だから
「クラウドシステムの勤怠管理でリアルタイム管理が可能」の項目では、勤怠管理について紹介をしましたが、クラウドには、これ以外にも様々なメリットがあります。
その大きなメリットの1つが「役所への申請ができる」ということです。役所では、昨今、様々な申請をWeb経由ですることが可能になりました。
労務管理システムでは、役所のWeb申請機能とクラウドで連携させ、ボタン1つで手続きが行えるようになっています。
例えば、厚生年金保険資格取得届を、ボタン操作だけで申請することができるのです。役所への移動時間や待ち時間などを減らすことができ、人件費削減を可能とするため導入する企業が増えているのも頷けます。
4.他システムとの連携も可能で自由度が高いから
労務管理システム以外に、自社専用に構築した顧客管理システムだったり、社員管理システムだったりが存在する企業は非常に多いです。
最近の労務管理システムは、他システム、他ソフトと連携することが可能となっています。API(アプリケーション・プログラム・インターフェース)でデータ連携できるようにシステムが作られていることが多いためです。
これは自由性が高くなることを意味し、芋づる式にシステムを入れ替えないといけないという事態を避けることができます。つまり余計な費用をかけずにピンポイントで導入ができるため、企業としては大変助かるのです。
5.権限の割り当てが可能でセキュリティ強化に繋がるため
大企業ともなってくると、労務管理システムを複数の担当者で利用することになります。
担当者には様々な仕事が割り振られることになるわけですが、昨今の労務管理システムは各社員に権限を割り当てることが可能になっています。
例えば、平社員の担当者は、申請の承認ができないように権限を制限するということができるわけです。セキュリティの強化や、入力のバッティングを防ぐこともできるため、スムーズな管理に繋がってきます。
＞＞安全性もしっかり確保。クラウド型労務管理システムを使って業務の効率化を実現
6.労働に関する規制強化に対応するため
昨今、国が働き方に関する法律や規制を強化しています。国民がよりよい環境で働くことができるように動いているわけですが、反面、現場は振り回されているケースが多いです。
労務管理システムの場合は、この変化に対して、柔軟に的確に応対することができます。このさきの展望を見据えたとき、まだまだ労働に関する規制は変化していくはずです。
そのため、前もって準備をするという意味も込めて、最新の労務管理システムを導入する企業も増えているのです。
企業にとって問題となるコンプライアンス違反4つの例
企業としてコンプライアンス遵守をしていくことは当たり前のことです。しかし、残念なことに遵守できていない企業や社員も珍しくありません。
そこで登場するのが、労務管理システム。
労務管理システムを導入することで、コンプライアンス遵守を徹底することが可能です。まずは今問題となっているコンプライアンス違反の例を挙げてみましょう。
36協定によってサービス残業が増えている！？
労働基準法には、過労死を防ぐために制定されている「36協定」というものがあります。しかし、本来社員を守るために存在する協定であるにもかかわらず、逆にサービス残業を増やしてしまっているという悲しい現実があります。
「残業を月60時間以内にしないといけない」という状況でも「納期が間近でそんなことを言ってられない」という場合も多いもの。
そんなときに社員がとってしまう行動が、サービス残業というわけです。
サービス残業については未だに多くの人が悩んでいるのが現実で、会社側も知っていて放っているということも多々あります。36協定とサービス残業の関係は、まさにコンプライアンス違反の温床となってしまっているわけです。
社員による残業時間の水増し問題も
また、企業によっては、サービス残業ではなく社員の残業時間の水増しに悩まされているケースもあります。これは言うまでもなくコンプライアンス違反です。
また、残業時間の水増しだけではなく、交通費の過剰請求なども発生していて、企業全体で防いでいく必要のある大きな問題です。
社員の横領も多くある現状
「社員が横領した」というニュースを見かけたことのある方も多いと思います。
ニュースになるような犯罪は、横領額が大きなものなので表面化するわけですが、少額の横領はバレないことも多いと言わざるを得ません。こちらも企業としては大きな問題と言ってよいでしょう。
年次有給休暇の取得は国によって義務化される
年次有給休暇を取ることができずに、消滅をさせてしまう社員も非常に多いです。「忙しくて取得する暇がない」「会社自体が有給消化できる雰囲気にない」と、その理由は様々。
そこで国は今、年次有給休暇の取得を義務化するように動いている最中(2017年11月現在)となっています。
つまり、企業としては、社員一人ひとりの年次有給休暇の消化状況を常に把握し、取得させなければコンプライアンス違反になってしまうわけです。
労務管理システム導入でコンプライアンス遵守を徹底！
さて、上記のようなコンプライアンス違反ですが、労務管理システムを導入することで防ぐことができます。理由は単純で、コンプライアンス遵守をするためにシステムが作られているからです。
以下よりは、労務管理システム導入した場合のメリットを「コンプライアンス遵守」の視点で紹介していきます。
PCのON/OFFで勤務時間を管理して水増しを防止
デスクワークなどパソコンを使用する業務が前提となりますが、勤務時間の管理を電源ON/OFFで行うことができるシステムが存在します。
パソコン（厳密にはOS）には、電源をONにしたとき、OFFにしたとき内部にログを残すことができる機能が備わっています。この時間を「出勤時間」「退勤時間」と判断し、勤務時間を計算するわけです。
これで、サービス残業や水増しを防ぐことができるようになります。
交通費の申請などの承認者を限定することが可能
横領などを防ぐためには、承認者をハッキリとさせ限定することが重要になってきます。当然、その承認者が一人だけだと逆に不正をしやすくなってしまうため、複数人を設定することも可能です。
つまり、労務管理システムでは、アカウントに対し「この人と、この人、そしてこの人は承認できる権限を持つ」というような設定をすることができるようになっています。
結果、複数承認が必要となるため、交通費の申請の不正や横領を抑制することに繋がります。
勤務状況を逐一チェックしアラートを出してくれる
また、労務管理システムにはアラート機能があります。
- 「年次有給休暇取得まだ所定の日数を取得していない社員がいる」と知らせてくれる
- 「36協定で定められた残業時間を超えそうな社員がいる」と知らせてくれる
といったように、勤務状況を常にチェックし、危険水準が近づいてくると前もって警告をしてくれるというわけです。これらはすべて自動的にチェックしてくれるため、企業にとって大きなメリットになることは言うまでもありません。
フリーソフトの勤怠管理システムを使うデメリット
勤怠管理のシステムを使用する際、一見フリーソフトを使うことでコストの削減になると思うかもしれませんが、フリーソフトというのはその多くが有料版の機能が制限されているものであったり、有料版の使用期限が限られている体験版などがほとんどです。体験版でなかったとした場合でも最低限の機能しかなく、出勤退勤の時間を管理するのみとなっています。
また出勤退勤の時間から給与の計算をしなければいけませんが、フリーソフトでは給与計算システムと連携に対応しておらず、計算をする事務処理が発生してしまいます。
人数の多い会社であれば出勤時間から給与計算を自動でおこなえる、連携されているものを選ばなければ、その計算にかかる時間や人件費コストは大きなものとなってしまうのです。残業の申請や休暇の取得などもシステム化されていなければ、それを管理する従業員の負担につながります。
フリーソフトでは複数のデバイスから登録もできないものがほとんどで、取引先から直帰するなどの対応ができません。さらに登録できる人数が限られていたり、出勤退勤時間のデータを保管できる期間が短かったりと大きな企業で使用するにはデメリットとなる部分が多いです。
有料システムでない場合こうした機能面だけではなく、突然の開発終了や無料版の廃止などとなってしまう可能性もあり、企業で安定した継続利用という面でも不安が残ります。
企業担当者必見！マイナンバーの原則とおすすめの管理方法
マイナンバーは個人情報が多く関わる番号ですので、厳しいセキュリティで管理しなければいけません。社内外問わず不特定多数の人が自由に見れる場所に保管してはいけません。担当者のみが見ることのできるセキュリティを用意し、保管しなければならないのです。
在職中の従業員はもちろんですが、退職した従業員のマイナンバー処分の際にも厳重に注意しなければいけません。書類で保管しているケースであれば内容がまったくわからないようにシュレッダーをかける必要がありますし、パソコンなどのデータで保管していればそのデータが復元できないようにしっかり削除しなければいけません。
万が一マイナンバーを漏洩してしまったり不当に利用した場合には罰則をうけることになり、これは個人情報保護法よりも厳しいものとなっています。
マイナンバーはこのように扱いが非常に大変ですが、企業では必ず従業員のマイナンバーを取得しなければいけません。これは税務署や自治体などに提出する税金関連の書類に記載する必要があるためです。そしマイナンバーの取得時には必ずどのような利用用途なのかを従業員に告げることに加えて、取得時に本人確認をおこなう必要があります。
マイナンバーを自社で収集、管理するのは非常に労力がかかります。特に従業員から集めるのが大変で、本人だけではなく控除対象となる家族のマイナンバーも必要です。必ず収集の際にはその目的を伝える必要があることから、従業員一人一人に面談をして説明し、本人確認をおこないながら番号を収集しなければいけません。
収集完了後も毎年源泉徴収票にマイナンバーを記載する必要があり、従業員の人数が多ければ多いほど大変な作業となってしまいます。
このような時間と手間を短縮する方法としてはクラウドの管理システムを利用することです。マイナンバーの収集から管理に対応しており、システムによってはマイナンバーの写真をアップロードするだけで登録が完了となりますし、その際に本人確認と利用の説明、その同意取得も対応してくれます。
また会計処理のシステムと連携をとったり、その他保険や休暇の手続き書類などに使用する場合もすぐに番号を調べることができます。
自社管理は危険？パソコンでマイナンバーを管理する安全な方法！
マイナンバーの管理を自社サーバーや担当者のローカルなパソコンでおこなうのは非常に危険です。不正ログインやパソコンのウイルスへの感染などで流出するリスクが大きくなってしまいます。
マイナンバーが流出してしまうと非常に大きな罰則を受けてしまうので十分なセキュリティ対策を取る必要があるのですが、担当者個人に任せているとついログイン登録を自動入力にしてしまったり、セキュリティ対策が不十分になってしまう可能性が考えられます。
セキュリティ対策を取る方法として、担当者に対し教育をおこなったり、マイナンバーのパソコンを通常のパソコンとは別室に設置したり、その部屋への入室を厳重に管理しなければいけません。こうしたセキュリティ対策は非常に時間的にも費用的にも大きなコストになってしまいます。
しっかりとした安全対策をとるには、クラウドタイプのマイナンバーの管理システムにすることです。専用のサーバーに高度なセキュリティにて保管されていますので、セキュリティ意識が十分でない従業員のパソコンが持ち出されてしまったり、不正アクセスで流出するという心配はありません。
クラウドの管理システムにすることでセキュリティ対策がしっかりととれるだけでなく、マイナンバーの収集や管理も任せることができるので、負担も大きく減らすことができます。
安全性もしっかり確保。クラウド型労務管理システムを使って業務の効率化を実現
従業員の労働管理を正確に把握するのは企業としておこなうべきことで、さまざまな面で企業へのメリットとなります。残業時間に偏りがでていることがわかれば、業務の振り分けや人員の配置などに問題があるかもしれないことに気付けます。
公平でよりよい労働環境にすることは業務進行の効率化の第一歩です。過剰な残業をしていないかのチェック、不正な残業を防止することができます。しかしアナログなタイムカードなどを利用していれば正確さに不安がでてきます。出張の時であったり在宅で仕事を依頼するケースなどが出てきた場合には記録をすることができません。
場所を問わずに正確に勤怠を管理するのであれば、クラウド型の労務管理システムの導入が欠かせません。クラウド型であれば従業員が違う場所にて勤務をしていても、遠方から把握することが可能で、勤怠管理のシステムから給料明細を連動することもできます。
もしこれを連動せずに勤怠管理の状況から給料明細を作成する場合、必ず人的なミスが発生する可能性が出てきます。各種手当や有給休暇で誤りが発生すると従業員にとって不公平になってしまいます。
残業を減らすには早い段階で、残業時間が多くなっている従業員と連絡を取り状況を確認し、残業が少ない人に対して業務を振り分けることが大切ですが、アナログであれば残業時間が過重になっていることに気付くのが集計のときになってしまい対応が遅れてしまいますし、残業が少ない人を探すのも大変な作業になってしまいます。クラウドサービスであればリアルタイムに残業時間を確認でき、残業時間が少ない人もすぐに見つけることが可能です。
こうしたクラウド型の労務管理システムは強固なセキュリティ対策をとっています。ソフト開発の時点で流出が起きないよう対策システムが考えられていますし、専用のカスタマーセンターを用意されているソフトもあります。
無料で始められる！プランが選べる労務管理システム
導入していない企業にとっては、どのようなシステムがよいのかわからず、まずは実際に使ってみたいと思うことでしょう。労務管理システムの中には無料のトライアル期間が用意されているシステムがあります。実際に使用して効率が良いと判断すれば有料使用するのがおすすめです。
また無料で機能制限付きのプランを利用できたり、複数の機能から使用するものだけ選べるというケースもあります。こちらで具体的にトライアル期間や無料プランが用意されている労務管理システムをご紹介しています。
